„Nie sprawdzaj swojego adresu e-mail przez cały czas!”
Słyszałeś to już wcześniej i usłyszysz to ponownie jako sposób na zwiększenie produktywności i przestaniesz być niewolnikiem skrzynki odbiorczej.
Oczywiście jest to o wiele łatwiej powiedzieć niż zrobić. Wielu z nas otrzymuje setki e-maili dziennie (nawet godzinę!), Co sprawia, że coraz trudniej jest relegować odpowiadanie na określoną godzinę w ciągu dnia.
Jednak nauka potwierdza teraz, że naprawdę musisz wyjść ze swojego konta e-mail, aby być bardziej produktywnym we wszystkim, co robisz. Daniel J. Levitin, profesor McGill University, w niedawnym artykule dla „New York Timesa” omówił swoją pracę ze współpracownikiem Vinodem Menonem. Obaj odkryli, że z powodu obwodów mózgowych ludzie nieustannie przełączają się między dwoma stanami świadomości: będąc zadaniowymi (aktywnie skupiając się na zadaniu) lub negatywnymi (wędrując lub śniąc na jawie). Zbyt szybkie „kołysanie” między tymi dwiema sieciami może powodować zawroty głowy i niezdolność do przyjęcia żadnego z tych stanów. A kiedy najprawdopodobniej będziesz w tym zamieszaniu pomiędzy? Gdy jesteś w mediach społecznościowych lub surfujesz po Internecie.
Co ciekawsze, obaj odkryli, że nauka popiera starą radę: Naprawdę niewiele robisz, gdy cały czas sprawdzasz pocztę e-mail. Czemu? Ponieważ rozproszenie tłumi twoją zdolność do naprawdę doskonalenia się w jednym lub drugim stanie umysłu.
Levitin pisze: „Wiadomość e-mail, którą znasz, siedzi tam nieprzeczytana, może pochłaniać uważne zasoby, gdy twój mózg wciąż o tym myśli, odwracając uwagę od tego, co robisz. Co może w tym być? Od kogo to jest Czy to dobra wiadomość czy zła wiadomość? Lepiej zostawić swój program pocztowy wyłączony, niż słyszeć ciągły ping i wiedzieć, że ignorujesz wiadomości. ”
Jakie jest rozwiązanie Levitin i Menon do odpowiadania na e-maile, ale nie pozwalanie, by przejęło twoje życie? Traktuj to jak każdy inny indywidualny projekt lub zadanie i przeznaczyć określony czas na e-maile w ciągu dnia. A jeśli to zabrzmi trudnie (uzależnieni od e-maili łączą się!), Oto kilka prostych sposobów na wyjście ze skrzynki odbiorczej i zaplanowanie prawdziwego czasu odbierania wiadomości e-mail.
1. Wyłącz powiadomienia push
Jak wskazał Levitin w swoim artykule, powiadomienia push w telefonie mogą znacznie zwiększyć twój niepokój związany z pozostawieniem wiadomości e-mail bez odpowiedzi (w końcu słyszenie tego pingowania co pięć sekund jest rozpraszające). Odzyskaj kontrolę. Wyłącz powiadomienia wypychane i sprawdzaj pocztę e-mail, gdy będziesz gotowy poświęcić na to trochę czasu.
2. Wyłącz pocztę e-mail
Jeśli ciągle sprawdzasz pocztę e-mail na telefonie, po prostu całkowicie usuń swoje konta e-mail, abyś nie miał ochoty rzucić okiem między spotkaniami lub podczas lunchów biznesowych.
3. Czas blokady
Podobnie jak w przypadku każdego innego projektu lub regularnego spotkania, codziennie blokuj czas na odpowiadanie na wiadomości e-mail bez przerwy. Umieść go w swoim kalendarzu i trzymaj się czasu, który poświęcisz na odbieranie e-maili.
Ponadto rutynowo rób czas na e-mail i przygotuj się tak, jak na spotkanie lub projekt. Zamknij zakładki i dokumenty dla innego projektu. Włóż słuchawki i słuchaj określonej wiadomości e-mail z listą odpowiedzi. Pamiętaj tylko, aby za każdym razem powtarzać kroki.
4. Zainstaluj aplikacje do zarządzania
Po zaplanowaniu regularnego czasu e-mail upewnij się, że jest on tak produktywny i wydajny, jak to możliwe. Zainstaluj aplikacje, takie jak Mailbox (dzięki czemu Twoja skrzynka odbiorcza jest bardziej przyjazna dla użytkownika) lub The Email Game (która rzuca Ci wyzwanie, aby jak najszybciej dotrzeć do wiadomości e-mail bez odpowiedzi). Im bardziej wydajna stajesz się, tym bardziej będziesz w stanie zmaksymalizować swój czas.
Martwisz się, że ludzie będą cię denerwować, że nie jesteś dostępny przez e-mail 24/7? Kiedy zobaczą, jak jesteś produktywny, prawdopodobnie nie będzie to miało znaczenia. A jeśli wszystko inne zawiedzie, po prostu powiedz im, że to nauka.
