Wcześniej firmy były ograniczone do swoich biur, w których pracownicy sumiennie wprowadzali zmiany, pracowali na osiem lub dziewięć godzin, a następnie wyłączyli. Teraz pracownicy chwytają swoje urządzenia BlackBerry, laptopy lub iPady, znajdują dostęp do sieci Wi-Fi i mogą jeździć w dowolnym miejscu i czasie … za pomocą narzędzi do współpracy online, aby wykonać pracę.
Aby pomóc firmom w pełni wykorzystać ich mobilną siłę roboczą, stworzono wiele narzędzi do współpracy z różnymi funkcjami, które pasują do każdej firmy, zarówno dużej, jak i małej. Wybór odpowiedniego narzędzia pomoże ci nie tylko łatwo udostępniać dokumenty, ale także stworzyć odpowiednią atmosferę do budowania zespołu, niezależnie od tego, gdzie znajdują się członkowie zespołu. Oto pięć najlepszych dostępnych narzędzi do współpracy online, które pomagają firmom w maksymalnym wykorzystaniu ich mobilnej siły roboczej dzięki łatwemu udostępnianiu dokumentów i tworzeniu wspaniałej atmosfery budowania zespołu:
1. Czat - Jedno z najbardziej znanych narzędzi do współpracy online, Huddle to platforma umożliwiająca pracownikom wspólną pracę w czasie rzeczywistym, tworzenie i edytowanie dokumentów niezależnie od ich lokalizacji. Użytkownicy mogą łatwo tworzyć zespoły, które pracują razem w jednym obszarze roboczym, zapraszając kolegów za pośrednictwem poczty e-mail. Po zaakceptowaniu zaproszenia wszyscy członkowie zespołu mogą rozpocząć wysyłanie i edytowanie dokumentów, a także przypisywanie sobie nawzajem zadań. Huddle śledzi wszystkie wprowadzone zmiany i zachowuje oryginalne dokumenty, co jest jedną z najbardziej przydatnych funkcji.
Huddle ma bardzo intuicyjny i łatwy w obsłudze interfejs, więc osoby, które nigdy nie korzystały z narzędzia do współpracy online, będą mogły szybko dowiedzieć się, jak najlepiej wykorzystać wszystkie dostępne funkcje. Ponadto skonfigurowanie konta w aplikacji Huddle zajmuje nie więcej niż kilka minut, więc jeśli szukasz narzędzia, które możesz szybko rozpocząć, Huddle może być Twoim wyborem.
Jego darmowe konto pozwala użytkownikom przechowywać do 100 MB plików, więc jest to wystarczające dla tych, którzy pracują głównie z dokumentami edytora tekstu; jednak osoby, które potrzebują więcej miejsca, będą musiały dodatkowo płacić. Ceny zaczynają się od 8 USD miesięcznie i mogą obejmować wiele funkcji dostosowanych do potrzeb Twojej firmy.
2. Basecamp zostało wykorzystane przez ponad pięć milionów ludzi na całym świecie, według producentów 37signals. Jest to bardzo proste w użyciu narzędzie do zarządzania projektami, być może zdecydowanie najlepsze narzędzie na tej liście dla tych, którzy nigdy wcześniej nie korzystali z narzędzi do współpracy (lub nawet z Internetu!). Podobnie jak w przypadku Czatu, rejestracja jest szybka i łatwa.
Interfejs jest bardzo prosty, może za dużo, ponieważ jest tak prosty, że czasami wygląda na niedokończony. Ale to, czego brakuje narzędziu w wyglądzie, nadrabia użyteczność. Na przykład jego komunikat komunikacyjny wygląda jak tablica ogłoszeń, która pozwala użytkownikom przechowywać wszystkie dyskusje na temat projektu w jednym miejscu. Jeśli niektóre wiadomości nie są przeznaczone dla całej grupy, użytkownicy mogą określić, kto ma uprawnienia do wyświetlania tych wiadomości. Po opublikowaniu nowej wiadomości zespół jest powiadamiany pocztą e-mail, więc żadne wiadomości nie są tracone. Basecamp wysyła nawet e-mail podsumowujący, raportujący o działaniach z poprzedniego dnia, co ułatwia śledzenie postępów projektu. Podobnie jak większość narzędzi do współpracy online, śledzi każdą wersję każdego przesłanego pliku. Basecamp sprawdza się również w firmach, które zatrudniają pracowników w wielu krajach, ponieważ są dostępne w wielu językach.
Jednak Basecamp nie jest najlepszym narzędziem dla osób poszukujących darmowej platformy. Mimo że ma bezpłatną wersję próbną, produkt zaczyna się od 49 USD miesięcznie.
3. Wrike - Jest to internetowe narzędzie do współpracy z pocztą e-mail. Możesz dodawać projekty do platformy za pomocą e-maili CC'ing, które mają dowolne zadania na koncie Wrike. Po utworzeniu projektu możesz wyświetlić oś czasu w dniach, tygodniach, miesiącach, kwartałach, a nawet latach, więc raportowanie w danym okresie staje się bardzo łatwe. Od samego początku użytkownicy zauważą, że Wrike to bogate w funkcje narzędzie. Chociaż interfejs skupia się na funkcjonalności, nie jest to najlepsza opcja dla początkujących użytkowników, ponieważ może być nieco przytłaczająca.
Po utworzeniu zadania w usłudze Wrike otrzymuje on datę początkową, a następnie można wprowadzić czas trwania i datę. Możesz również podać zadanie, które zawiera szczegółowy opis i dodać odpowiednie dokumenty. Przypisujesz zadania, dodając adresy e-mail swoich współpracowników, a oni następnie otrzymają e-mail z powiadomieniem, że muszą podjąć działania. Wrike powiadomi cię również o zmianach w każdym zadaniu, które należy do Ciebie lub które zostało Ci przypisane. W ten sposób nie musisz logować się do usługi tylko po to, aby sprawdzić, czy zostały wprowadzone jakieś zmiany.
Wrike jest dobry zarówno dla małych, jak i dużych firm, ponieważ może obsłużyć do 100 użytkowników naraz, ale przy wysokim koszcie 229 $ miesięcznie. Najtańszy plan, który pozwala do pięciu użytkowników, kosztuje 29 dolarów miesięcznie. Dostępna jest bezpłatna wersja próbna, więc jeśli chcesz sprawdzić, czy Wrike jest dla Ciebie, wystarczy zarejestrować się w jednym z nich.
4. OneHub - To narzędzie do współpracy online pozwala użytkownikom tworzyć wirtualne obszary robocze, nazywane koncentratorami. Rejestracja konta w usłudze OneHub jest łatwa, jeśli masz konto Google, ponieważ potrzebujesz tylko nazwy użytkownika i hasła Gmaila i umożliwiasz OneHubowi dostęp do Twojego adresu e-mail. Po zalogowaniu się masz natychmiast swój pierwszy obszar roboczy, który możesz całkowicie dostosować - to największa przewaga OneHub nad innymi narzędziami. Oznacza to, że jako twórca klastra możesz całkowicie kontrolować interfejs użytkownika, dzięki czemu OneHub idealnie pasuje do celów Twojego zespołu.
Przesyłanie plików jest tak proste, jak przeciąganie ich z pulpitu i umieszczanie w widżecie do wysyłania OneHub. Przesyłanie plików OneHub jest niezwykle szybkie, więc dokumenty są udostępniane niemal natychmiast. Na karcie działań możesz nadążyć za wszystkim, co dzieje się z twoim koncentratorem. Pozwala dowiedzieć się, kto dodał / zmienił co i podaje link do strony z najnowszymi dodatkami. Działa również w zakresie kodów kolorowych, dzięki czemu można łatwo zobaczyć najnowsze aktualizacje koncentratora.
Darmowy abonament obejmuje 512 MB pamięci i tylko jedno miejsce do pracy. Jeśli jednak potrzebujesz więcej miejsca i funkcjonalności, możesz uaktualnić swoje konto za miesięczną opłatą. Plany zaczynają się od 29 $ miesięcznie i idą aż do 499 $ miesięcznie.
5. Dokumenty Google - Stworzony, by konkurować z Microsoft Office, Google Docs to także świetne narzędzie do współpracy online. Dla osób posiadających Gmaila rejestracja nie jest konieczna, ponieważ automatycznie łączy się z Twoim kontem Gmail. W przeciwnym razie rejestracja zajmie tylko kilka minut. Jedną z najfajniejszych cech tego narzędzia jest to, że pozwala on współpracownikom widzieć swoje nawzajem zmiany w dokumentach w czasie rzeczywistym, ponieważ są one wpisywane. Jeśli więcej niż jedna osoba wprowadza zmiany w dokumencie, kolorowy kursor podąża za zmianami każdej osoby, a nazwisko osoby znajduje się nad kursorem, więc nie ma zamieszania z tym, kto zmienia coś. Ponadto Dokumenty Google mają funkcję czatu, dlatego podczas zmiany dokumentu współpracownicy mogą rozmawiać w czasie rzeczywistym.
Dla tych, którzy korzystają z pakietu Microsoft Office, Dokumenty Google będą łatwym przejściem. Ma bardzo przejrzysty i łatwy w obsłudze interfejs i jest doskonałym narzędziem do współpracy przy edycjach dokumentów lub arkuszach kalkulacyjnych. Jedyną wadą jest to, że ma podstawowe możliwości współpracy i nie jest tak bogaty w funkcje jak Huddle lub Wrike.
Jest to atrakcyjna platforma dla zespołów poszukujących bezpłatnego narzędzia sieciowego z podstawowymi możliwościami współpracy.
