Praca zespołowa to jeden z najważniejszych aspektów nowoczesnego miejsca pracy. Jednak powszechna dostępność internetowa oznacza, że członkowie zespołu mogą być niemal w dowolnym miejscu na świecie. Aby praca zespołowa była efektywna, ważne jest, aby firmy przyjmowały nowoczesne praktyki i technologie, które pomagają współpracownikom, gdziekolwiek się znajdują, dzielić się pracą w prosty i skuteczny sposób. Tutaj pojawia się dobre narzędzie do współpracy online. Jeśli zastanawiasz się nad przyjęciem lub proponowaniem przyjęcia narzędzi współpracy online, poniższa lista zalet współpracy online może pomóc Tobie i Twojej organizacji w podjęciu decyzji o tej przydatnej technologii. .
Łatwe jest śledzenie projektów
Narzędzia do współpracy online mają wiele funkcji śledzenia projektów, które ułatwiają członkom zespołu od samego początku ewolucję projektu. Od śledzenia, kto wprowadził najnowsze zmiany do dokumentu, po to, jak dokument był przed zmianami, do oznaczania koledzy, aby przejrzał dokument, nigdy nie było łatwiej zarządzać projektem. Narzędzia do współpracy online eliminują potrzebę korzystania z poczty e-mail jako podstawowego środka komunikacji z członkami zespołu, więc na przykład konieczność przeszukiwania skrzynki odbiorczej utraconego dokumentu została całkowicie usunięta.
Członkowie zespołu mogą być wszędzie
Dopóki mają połączenie z Internetem, członkowie zespołu mogą pracować zdalnie z dowolnego miejsca na świecie. Oznacza to, że możliwe jest całkowite rozproszenie zespołu, który nadal działa w zorganizowany sposób. Współpracownicy w różnych stanach, a nawet krajach mogą z łatwością współpracować nad tym samym projektem, pomagając organizacjom w doborze najlepszego zespołu do projektu, niezależnie od lokalizacji pracowników. Oznacza to również, że podczas gdy pracownicy są poza biurem w podróży służbowej, nie muszą być odłączeni od projektu i mogą wnosić do niego wkład tak, jakby byli na swoich biurkach.
Łatwość raportowania
Prawie wszystkie projekty pracy mają z nimi powiązanie z raportowaniem, a czas raportowania jest zwykle stresujący. Czasami łatwo jest zgubić niektóre z działań, które zostały wykonane dla danego projektu, szczególnie gdy pracujesz z dużym zespołem. Jednak dzięki korzystaniu z dobrego narzędzia do współpracy online łatwo można szybko wygenerować szczegółowe raporty zawierające wszystkie czynności związane z danym projektem, dając członkom zespołu więcej czasu na pracę nad działaniami generującymi wyniki.
Działania są szybko wykonywane
Dzięki dobremu narzędziu do współpracy online nie ma już potrzeby organizowania spotkania lub rozmowy telefonicznej w celu przeglądania dokumentów. Dokumenty można przesyłać do narzędzia, a recenzenci mogą automatycznie otrzymywać powiadomienia pocztą elektroniczną o tym, że dokumenty zostały przesłane. Recenzenci mogą następnie dodawać adnotacje do dokumentu i wprowadzać wszelkie niezbędne zmiany oraz powiadamiać wszystkich członków zespołu, że dokument został sprawdzony i jest gotowy. Dzięki temu o wiele łatwiej jest utrzymać stały i zorganizowany przepływ pracy nad projektem, a członkowie zespołu szybko wnoszą swój wkład w razie potrzeby.
Dokumenty są przechowywane w jednym miejscu
Ułatwia to wszystkim członkom zespołu dostęp do wszystkich niezbędnych dokumentów, niezależnie od ich lokalizacji. Ponadto, pracownicy nie muszą zapisywać dokumentów na pendrivie lub innym nośniku pamięci, jeśli planują pracować na nich zdalnie, a wszelkie aktualizacje dokumentu są widoczne natychmiast. Nie ma potrzeby wysyłania e-mailem różnych wersji dokumentu, a członkowie zespołu zawsze wiedzą, gdzie znaleźć najnowszą wersję dokumentu.
