Istnieje kilka sposobów przekonwertowania formularza na raport w programie Microsoft Access 2013. Jeśli chcesz, aby raport wyglądał dokładnie tak samo jak formularz, proces jest niezwykle prosty. Jeśli chcesz mieć możliwość manipulowania danymi po konwersji, wysiłek jest tylko trochę bardziej zaangażowany.
Powody do konwersji formularza Access 2013 do raportu
- Najczęstszym powodem konwersji formularza do raportu jest stworzenie czegoś, co jest łatwe do wydrukowania wraz ze wszystkimi danymi, które może zaoferować raport.
- Formularze pokazują wszystko, co zostało wprowadzone do rekordów, co pozwala zobaczyć, co zostało wprowadzone i jakie (jeśli jakiekolwiek) pola były wyszarzone. Formularze dają wyobrażenie o tym, w jaki sposób użytkownicy wprowadzają informacje. Jeśli widzisz wyraźny wzór pomyłek, brakujących informacji lub duplikatów danych, możliwość wydrukowania raportu pokazującego źródło wprowadzania danych daje najdokładniejsze wyobrażenie o tym, co poszło nie tak i gdzie.
- Innym razem możesz polubić sposób, w jaki rzeczy pojawiają się w raporcie i chcesz mieć możliwość pracy z danymi w sposób znany już Tobie lub Twoim odbiorcom. Praca nad edytowalnym raportem sprawia, że dane są prezentowalne dla pokazów slajdów, konferencji i materiałów informacyjnych.
Różne typy konwersji
Istnieją dwa podstawowe sposoby konwersji formularza do raportu:
- Jeden, w którym dane są statyczne i pojawia się tak, jak chcesz to wydrukować
- Jeden, w którym dane są aktywne i można nimi manipulować w celu zorganizowania raportu, jak chcesz, aby wyglądał przed jego wydrukowaniem
Podczas gdy oczywiste jest, dlaczego chcesz wydrukować dane statyczne z formularza, nie jest tak oczywiste, dlaczego chciałbyś móc manipulować danymi. Biorąc pod uwagę, ile czasu zajmuje utworzenie formularza w porównaniu do tworzenia raportu, szanse na to, że formularz jest reprezentatywny, są niewielkie, ale nie chcesz zmieniać jego wyglądu w przypadku pojedynczego raportu. Jeśli chcesz zmienić układ danych, program Microsoft Access 2013 umożliwia manipulowanie przekonwertowanym formularzem, dzięki czemu raport wygląda dokładnie tak, jak potrzebujesz, aby wyglądać bez konieczności poświęcania dużej ilości czasu na odtworzenie formularza jako raportu.
Konwertowanie formularza do drukowania
Proces konwersji formularza, aby można go było wydrukować jako raport, jest stosunkowo łatwy.
- Otwórz bazę danych zawierającą formularz, którego chcesz użyć.
- Otwórz formularz do konwersji.
- Iść doPlik> Zapisz jako > Zapisz obiekt jako.
- Przejdź do sekcji o nazwie Zapisz bieżący obiekt bazy danych i kliknij Zapisz obiekt jako.
- Wpisz nazwę raportu w polu Zapisz "Podformułę listy kampanii" w: w wyskakującym okienku.
- Zmiana Tak jak z Formularz do Raport.
- Kliknij dobrze zapisać formularz jako raport.
Otwórz raport i sprawdź go, aby upewnić się, że wygląda tak, jak chcesz przed drukowaniem. Kiedy będziesz gotowy, kliknij Report Under Objects pod Baza danych i wybierz raport.
Konwertowanie formularza na raport, który można zmodyfikować
Konwersja formularza do raportu, który można zmodyfikować, jest tylko trochę bardziej skomplikowana, ponieważ musisz mieć świadomość, jaki widok masz przy zapisywaniu raportu.
- Otwórz bazę danych zawierającą formularz, którego chcesz użyć.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy formularz, który chcesz przekonwertować, i kliknij Widok projektu.
- Udać się Plik> Zapisz jako > Zapisz obiekt jako.
- Przejdź do sekcji o nazwie Zapisz bieżący obiekt bazy danych i kliknij Zapisz obiekt jako.
- Wpisz nazwę raportu w polu Zapisz "Podformułę listy kampanii" w: w wyskakującym okienku.
- Zmiana Tak jak z Formularz do Raport.
- Kliknij dobrze.
Teraz możesz wprowadzać korekty raportu bez zaczynania od zera lub zapisywania nowej wersji formularza. Jeśli uważasz, że nowy wygląd powinien stać się stałym elementem, możesz zaktualizować formularz, aby pasował do zmian wprowadzonych w raporcie.
