Formy nawigacji istnieją już od jakiegoś czasu, a wiele baz danych, w tym Microsoft Access 2013, wykorzystuje je, aby ułatwić użytkownikom - szczególnie nowym użytkownikom - poruszanie się po oprogramowaniu. Mają one na celu ułatwienie znajdowania najczęściej używanych formularzy, raportów, tabel i zapytań. Formularze nawigacji są ustawione jako domyślna lokalizacja, gdy użytkownik otwiera bazę danych. Użytkownicy otrzymują komponenty bazy danych, których prawdopodobnie będą potrzebować, takie jak formularz zamówienia, dane klienta lub raport miesięczny.
Formularze nawigacji nie są lokalizacją typu catch-all dla każdego komponentu bazy danych. Zasadniczo nie obejmują one raportów wykonawczych ani prognoz finansowych, chyba że taki jest cel bazy danych, ponieważ informacje te są zwykle ograniczone. Chcesz, aby pracownicy i zespoły mieli szybki dostęp do danych bez narażania ich na unikalne, ograniczone materiały testowe lub testy beta.
Najlepszą formą nawigacji jest pełna kontrola nad tym, co użytkownicy znajdują na nich. Możesz zaprojektować różne formularze nawigacyjne dla różnych użytkowników, co ułatwia szkolenie nowych pracowników. Dając użytkownikom wszystko, czego potrzebują na stronie początkowej, skracasz czas potrzebny użytkownikom na zapoznanie się z tym, czego potrzebują. Po stworzeniu podstaw do nawigacji, mogą zacząć uczyć się o innych obszarach, w których czasami muszą przejść do wykonania swoich zadań.
Co dodać do formularza nawigacji w programie Access 2013
Każda firma, dział i organizacja jest inna, więc ostatecznie to od Ciebie zależy, co dodasz do formularza nawigacji. Powinieneś poświęcić trochę czasu i myśli na ustalenie, co należy i co nie należy do formularza. Chcesz ułatwić znajdowanie i używanie wszystkiego, co ma ktoś na potrzeby wprowadzania danych lub generowania raportów - w szczególności formularzy i zapytań. Jednak nie chcesz, aby formularz nawigacji był tak zatłoczony, aby użytkownicy nie mogli znaleźć tego, czego potrzebują.
Jednym z najlepszych miejsc do rozpoczęcia jest uzyskanie opinii od istniejących użytkowników. Formularz będzie musiał być okresowo aktualizowany, do procesu będą dodawane nowe formularze, niektóre tabele będą uznawane za przestarzałe lub nazwy będą zmienione tak, aby było jasne, jak z nich korzystać, ale pierwsza wersja formularza powinna być bliska doskonały jak to możliwe. Uzyskanie początkowego sygnału wejściowego od bieżących użytkowników pozwoli ci przynajmniej poznać rodzaje rzeczy, które powinny znaleźć się w początkowej wersji. Z biegiem czasu można badać użytkowników, aby zobaczyć, co się zmieniło lub które powinno zostać zaktualizowane w formularzu nawigacyjnym.
To samo podejście odnosi się do istniejących formularzy nawigacyjnych. O ile nie pracujesz ze wszystkimi bazami danych co tydzień, prawdopodobnie nie wiesz, czego potrzebują różne grupy i dywizje. Uzyskując ich opinie, formularze nawigacyjne pozostawiają obiekt, którego nikt nie używa.
Kiedy dodawać formularz nawigacyjny
W większości przypadków formularze nawigacyjne powinny zostać dodane przed uruchomieniem bazy danych. To przyzwyczaja użytkowników do korzystania z formularza zamiast grzebania w obszarach i ewentualnie pracy w lokalizacjach w bazie danych, gdzie nie powinny działać.
Jeśli jesteś małą firmą lub organizacją, możesz nie potrzebować jeszcze formularza nawigacyjnego. Na przykład, jeśli masz mniej niż 10 obiektów - formularze, raporty, tabele i zapytania - nie jesteś na etapie, w którym musisz dodać formularz nawigacji. Od czasu do czasu twórz okresową weryfikację bazy danych, aby określić, czy liczba komponentów wzrosła wystarczająco, aby wymagały formularzy nawigacyjnych.
Jak utworzyć formularz nawigacji w programie Access 2013
Początkowe utworzenie formularza nawigacyjnego programu Microsoft Access 2013 jest stosunkowo proste. Problemy zaczynają się, kiedy przychodzi czas na ich dodanie i aktualizację. Zanim zaczniesz, upewnij się, że masz plan, aby mieć kompletną pierwszą wersję.
- Przejdź do bazy danych, do której chcesz dodać formularz.
- KliknijStwórz > Formularze i kliknij menu obok Nawigacja aby wybrać układ formularza, który chcesz dodać. Pojawi się panel nawigacji. Jeśli nie, naciśnij klawisz F11.
- Potwierdź, że formularz jest w Układ Zobacz, patrząc na obszar o nazwie Narzędzia do tworzenia formularzy u góry wstążki. Jeśli go nie widzisz, kliknij prawym przyciskiem myszy Formularz nawigacyjny kartę i wybierz Widok układu z opcji Układ.
- Wybierz i przeciągnij komponent, który chcesz dodać do formularza nawigacji, korzystając z tabel, raportów, list, zapytań i innych elementów na panelu po lewej stronie ekranu.
Po ułożeniu formularza w pożądany sposób można wprowadzać i edytować nazwy różnych części formularza, w tym podpisy.
Kiedy poczujesz, że formularz jest gotowy, wyślij go do ostatecznego sprawdzenia przez tych, którzy go użyją, aby uzyskać jego opinię.
Ustawianie formularza nawigacji jako strony domyślnej
Po zaplanowaniu czasu i utworzeniu formularza, chcesz, aby użytkownicy wiedzieli, że jest on dostępny. Jeśli jest to pierwsze uruchomienie bazy danych, spraw, by nawigacja była pierwszą rzeczą, na którą napotykają użytkownicy otwierający bazę danych.
- Iść do Plik > Opcje.
- Wybierz Aktualna baza danych po lewej stronie okna, które się pojawi.
- Kliknij menu obok Wyświetl formularz pod Opcje aplikacji i wybierz swój formularz nawigacji z opcji.
Najlepsze praktyki dla formularzy nawigacyjnych
- Bazy danych ewoluują w miarę upływu czasu, a formularz nawigacji musi odzwierciedlać te zmiany. Utwórz harmonogram, aby okresowo przeglądać formularz.
- Nie przepełniaj formularza nawigacyjnego.Im więcej rzeczy do niego dodasz, tym mniej będzie to skuteczne.
- Elementy formularza etykiety z nazwami, które ułatwiają użytkownikom określenie sposobu korzystania z każdego elementu. Jeśli użytkownicy powinni uzyskiwać dostęp do formularzy i raportów w określonej kolejności, należy to odzwierciedlić w formularzu.
- Kodowanie kolorami różnych formularzy nawigacyjnych może później zaoszczędzić wiele kłopotów. Ustawienie jednego działu na zielony, a drugiego na fioletowy ułatwia śledzenie tego, co masz i czego nie zrobiłeś, i zapobieganie nieporozumieniom, gdy aktualizujesz kilka formularzy w tym samym czasie.
