Wraz z praktycznymi aspektami baz danych, program Microsoft Access oferuje kilka ciekawych funkcji, które ułatwiają wykonanie pracy. Jedną z dodatkowych funkcji są motywy raportu, które mogą przekształcić zrzut danych w przydatny, prezentowalny raport. Daje to możliwość spójnego raportowania całego zespołu, działu lub firmy. Możesz ustawić inny motyw raportu, który jest używany na spotkaniu firmowym lub konwencji, lub możesz dostosować raport dla akcjonariuszy. Korzystając z motywów raportów, łatwiej będzie nadać raportom profesjonalny wygląd, którego naprawdę nie można uzyskać w programie Microsoft Excel. Jest to jeden z powodów, dla których powinieneś przenieść swoje dane do bazy danych zamiast próbować zachować arkusze kalkulacyjne.
Funkcja motywów raportu jest stosunkowo łatwa w użyciu, szczególnie jeśli jesteś przyzwyczajony do pracy w programie Microsoft Access. Nie martw się, jeśli nie masz dużego doświadczenia z programem Microsoft Access. Jest to szybkie i łatwe ćwiczenie, aby rozpocząć stosowanie eleganckiego wyglądu do wszystkiego, czego potrzebujesz, aby wyglądać dobrze. Możesz nawet zaktualizować motywy starszych raportów, jeśli chcesz je wskrzesić w celu porównania z nowym raportem. Jest to przydatne przy porównywaniu i nie chcesz, aby twoja publiczność była rozpraszana przez przestarzały wygląd raportu sprzed pięciu lat lub - w niektórych przypadkach - niezwykle prostego wyglądu raportów sprzed ponad dekady. Niezależnie od Twoich potrzeb, tak długo, jak masz dane w bazie danych, możesz sprawić, by były prezentowalne.
Domyślne ustawienia raportów
Wartość domyślna raportu zależy od tego, czy zaczynasz od zera, czy z szablonu. Jeśli używasz istniejącej bazy danych, wartością domyślną jest dowolny twórca bazy danych używanej podczas instalacji. Jeśli utworzysz własne ustawienie domyślne, program Access ma jedną lokalizację, w której możesz przejrzeć kompozycje dołączone do zakupionej wersji. Dostępne są również motywy online, więc jeśli nie podoba Ci się to, co jest z zakupioną wersją, możesz znaleźć coś, co lepiej odpowiada Twoim potrzebom online.
W zależności od tego, czy pracujesz ze starymi raportami, czy nowymi raportami, możesz poświęcić trochę czasu na sprawdzenie tematów, które najlepiej sprawdzą się dla różnych odbiorców. Jeśli zamierzasz przerabiać stare raporty, rozważ coś podobnego do tego, co zrobiłeś w przeszłości; w przeciwnym razie będziesz musiał wykonać wiele pracy, aby przerobić wszystkie raporty.
Istnieje domyślny motyw dla nowych raportów, które można zastąpić.
- Kliknij menu rozwijane Pasek narzędzi szybkiego dostępu i wybierzWięcej poleceń.
- Kliknij Projektanci obiektów.
- Przewiń w dół do Widok formularza / raportu projektu i zaktualizuj Szablon raportu aby dopasować domyślnie ten, który chcesz użyć.
- Kliknij dobrze.
Możesz także ustawić wartość domyślną w widoku Projekt.
- Otwórz raport w widoku projektu.
- Idź do Zgłoś narzędzia do projektowania > Projekt > Motywy i przejdź do rozwijanego menu pod Motywy przycisk.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy motyw, który ma być domyślny i wybierz Ustaw ten motyw jako domyślny dla bazy danych.
Bez względu na to, jakiej metody użyjesz, aby zmienić ustawienia domyślne, pamiętaj, że zmienia wygląd wszystkich raportów tworzonych po ich ustawieniu. Nie modyfikuje istniejących raportów.
Stosowanie motywów w nowych raportach
Sposób, w jaki stosujesz motywy do nowych i starszych raportów, jest zasadniczo taki sam, ale to, co widzisz, jest różne. Jeśli tworzysz nowy raport, możesz nie mieć żadnych danych do wypełnienia raportu. Oznacza to, że masz mniej dokładne pojęcie o tym, jak będzie wyglądał raport końcowy, ponieważ po zastosowaniu motywu będą puste. Najlepiej jest mieć przynajmniej niektóre dane, gdy zaczniesz przeglądać raporty, aby zobaczyć, jak wyglądają dane i motyw. Jeśli patrzysz tylko na motyw bez tekstu, możesz być zszokowany, gdy zobaczysz, jak to wygląda, gdy są dane.
- Otwórz raport w widoku projektu.
- Idź do Zgłoś narzędzia do projektowania > Projekt > Motywyi przejdź do rozwijanego menu pod Motywy przycisk.
- Wybierz jeden z motywów z menu lub otwórz Paść się aby przejrzeć inne pobrane tematy.
Jeśli podoba Ci się projekt i chcesz tylko zmienić kolor, możesz to zrobić w tym samym obszarze. Zamiast klikać Motywy kliknij przycisk Zabarwienie lub Czcionka przyciski do wprowadzania zmian.
Stosowanie motywów do starszych raportów
Aktualizuj stare raporty w ten sam sposób, w jaki aktualizujesz nowe raporty, ale śledź aktualizowane przez Ciebie raporty, a także po wprowadzeniu zmian. Aby kontrolować konfigurację, musisz rejestrować wszystko, co zmienisz w czasie, zwłaszcza jeśli masz do czynienia z informacjami finansowymi lub innymi, które są używane podczas audytów. Jeśli wygląd jest inny w przypadku starszych raportów, musisz być w stanie udowodnić, co zostało zmienione i kiedy.
Zazwyczaj najlepiej nie aktualizować raportów, które już przedstawiłeś. Możesz zaktualizować wygląd do przodu, traktując go jak zupełnie nowy raport. Prawdopodobnie nie będziesz musiał przedstawiać starych raportów dla niczego oficjalnego. Jeśli nie masz takiej możliwości, nie zaszkodzi, aby ludzie zobaczyli, jak bardzo zmieniła się twoja firma.
