Wszyscy wiedzą, że ważna jest korekta materiałów w trakcie poszukiwania pracy, a także w komunikacji w miejscu pracy. I wydaje się to dość łatwym zadaniem; w końcu po prostu jeszcze raz patrzysz na swoje pismo, prawda?
Cóż, niezupełnie. Aby zrobić to dobrze, korekta zajmuje trochę więcej czasu i wysiłku niż szybkie ostatnie czytanie.
W rzeczywistości podstawowa pisownia i gramatyka to dopiero początek. Poniżej wykorzystałem moją specjalistyczną wiedzę redakcyjną, aby przejrzeć wszystkie rzeczy, które naprawdę powinieneś sprawdzić, kiedy dowodzisz (że większość ludzi zapomina). Użyj go jako swego rodzaju listy kontrolnej, gdy następnym razem przejrzysz dokumenty lub e-maile, zanim klikniesz „wyślij”.
1. Podstawowa pisownia i gramatyka
Hej, powiedziałem, że to był początek. Wydaje się to proste, ale drobne błędy ortograficzne i gramatyczne mogą poważnie zepsuć wrażenie tego, co wysyłasz. Zacznij więc od dokładnego upewnienia się, że umieściłeś kropki w ich miejscach, użyłeś poprawnej wersji często mylonych słów i nie pomyliłeś się przypadkiem czegoś, czego nie rozpoznaje sprawdzanie pisowni.
Wskazówka: nie masz pewności co do reguły gramatycznej? Sprawdź Książkę gramatyczną lub Gramatyka, aby uzyskać pomoc. Lub, jeśli jest to tak mylące, że musisz to sprawdzić, warto uprościć zdanie, aby całkowicie usunąć problem.
2. Rzeczowniki właściwe
Jest to coś, o czym ludzie często zapominają, gdy patrzą na pisownię w swojej pracy: spójrz na odpowiednie rzeczowniki, aby upewnić się, że są poprawnie napisane. Jeśli dyrektor ma długą i skomplikowaną nazwę (lub nawet taką, którą można przeliterować na wiele sposobów, np. Smith lub Smyth), wykonaj szybkie wyszukiwanie w Google lub w katalogu pracowników, aby upewnić się, że poprawnie je przeliterowałeś. Zrób to samo w przypadku nazw firm, stanowisk i lokalizacji.
Porada profesjonalisty: sprawdzając, czy firmy przestrzegają dziwnych zasad używania ich nazw, takich jak wszystkie małe litery lub kilka słów bez spacji - łatwo się pomylić, ale może to być zły błąd, szczególnie jeśli wysyłasz e-maile do kogoś z tej firmy. Doskonałym przykładem jest to, że nie ma dużej litery i składa się z trzech słów w jednym.
3. Czasy czasownika
Czasy czasowników są denerwujące, ponieważ często istnieje ogromna rozbieżność między tym, jak ludzie mówią i piszą, a tym, jak właściwa gramatyka mówi, że powinieneś mówić i pisać. Przeczytaj ponownie zdania, aby upewnić się, że nie pomieszasz czasów czasownika ani nie używasz wielu czasów w tym samym zdaniu (często dzieje się tak w zdaniach, w których wymieniasz wiele działań).
Pro wskazówka: OWL w Purdue ma poręczny ściągacz czasownika dandys, abyś mógł zobaczyć, jak różne czasy czasownika odnoszą się do siebie.
4. Struktura zdań
Spójrz na długość swoich zdań. Czy widzisz wiele przecinków, średników i spójników? Niektóre z twoich zdań mogą być przebiegłe, więc sprawdź, czy możesz je wyczyścić, skracając je. Pamiętaj: czasem lepiej jest coś zepsuć i wiedzieć, że wszystko jest czytelne, niż starać się brzmieć imponująco i skończyć się myleniem czytelnika.
Wskazówka: wielu profesjonalistów ma tendencję do używania zbyt wielu średników (winnych jako obciążonych). Aby pisać jaśniej, spróbuj pozbyć się kilku z nich i utwórz samodzielne zdania.
5. Formatowanie
Może to być szczególnie ważne, jeśli wysyłasz CV lub list motywacyjny. Spójrz na swój dokument jako całość (lub niech ktoś inny to zrobi) i krytykuj jego wygląd. Czy marginesy są zbyt szerokie? Czy czcionka jest za mała lub trudna do odczytania? Czy możesz użyć pogrubionego tekstu, aby ułatwić przeglądanie? Chcesz, aby przesyłany kawałek wyglądał tak dobrze, jak brzmi.
Wskazówka: ogólną zasadą, którą lubię, jest to, by nigdy nie używać więcej niż dwóch sztuczek formatujących (pogrubienie, kursywa, podkreślenie, funky marginesy, mała czcionka) w tym samym dokumencie. Mówiąc o pogrubieniu, kursywie i podkreśleniu, nigdy nie używaj więcej niż jednego na raz. Pogrubienie i podkreślenie czegoś w dokumencie nie sprawia, że wydaje się to szczególnie ważne; sprawia, że wyglądasz na szalonego.
6. Spójność
Upewnij się, że twoje pismo jest spójne w całym tekście, zwłaszcza jeśli używasz liczb, symboli lub skurczów. Na przykład, czy mówisz „współpracownicy” i „współpracownicy” w swojej pracy? Zdecyduj, którego chcesz użyć. Czy używasz „%” lub „procent”, aby mówić o statystykach w swoim CV? Żaden z nich nie jest zły, ale ważne jest, aby wybrać jeden i używać go konsekwentnie przez cały czas.
Porada profesjonalisty: jeśli odczuwasz zmęczenie decyzjami związane z dokonywaniem tych wszystkich drobnych wyborów nad spójnością, po prostu przestrzegaj zasad stylu AP używanych przez większość dziennikarzy.
7. Idiomy
Jeśli używasz figur mowy, upewnij się, że faktycznie je użyłeś. Na przykład ludzie często mylą „raz na jakiś czas” i „raz na jakiś czas”, a także „nie przejmują się mniej” i „nie przejmują się tym”. Google wymawia wszelkie wypowiedzi, zanim wyślesz je, aby zrobić na pewno są OK.
Porada profesjonalisty: jeśli wybierzesz trasę Google, zdecydowanie polecam przejrzenie wielu źródeł (co najmniej czterech lub pięciu), aby upewnić się, że wszyscy są zgodni co do tego idiomu. Kiedyś przejrzałem postać Google'a i okazało się, że pierwszy wynik wyszukiwania tego konkretnego idiomu był całkowicie błędny - ups.
8. Ogólny przepływ
Zwłaszcza po zredagowaniu i poprawieniu pracy łatwo jest zacząć wydawać się niespójna lub niespójna. Po dokonaniu jednej korekty upewnij się, że wszystko przebiega razem logicznie, z łatwymi do przejścia przejściami.
Wskazówka: spróbuj czytać powoli swoją pracę, aby zauważyć problemy z brzmieniem pisania. Jeśli czujesz się komfortowo, sprawdź, czy możesz przeczytać to na głos także komuś innemu. Wiele razy inni ludzie podchodzą do drobnych problemów, które Twoim zdaniem są w porządku, ale które czytają inaczej niż inne.
Korekta to coś więcej niż tylko wyszukiwanie błędów; chodzi o to, aby upewnić się, że wszystkie kaczki są w rzędzie i że małe rzeczy pasują do siebie.
Dolna linia? Bądź mistrzem szczegółów.
