Chociaż utrata danych dotyczy każdego, kto korzysta z komputera, jest to szczególnie problematyczne dla tych, którzy używają oprogramowania do przetwarzania tekstu. Utrata ważnych dokumentów, które spędziłeś tak dużo czasu, jest frustrująca - szczególnie jeśli jesteś jak większość użytkowników, którzy tworzą dokumenty bezpośrednio na komputerze i nie mają odręcznej kopii. Pytania i opowieści o biada na temat odzyskiwania utraconych plików obfitują w forach internetowych i bombardowania działów wsparcia technicznego. Jedynym sposobem na odzyskanie utraconych plików jest odzyskanie ich z kopii zapasowej. Dlatego tak ważny jest system, który przede wszystkim zapobiega utracie danych. Oto pięć sposobów na zabezpieczenie dokumentów tekstowych.
Nigdy nie przechowuj swoich dokumentów na tym samym dysku, co Twój system operacyjny
Podczas gdy większość edytorów tekstu będzie zapisywać twoje pliki w Moje dokumenty folder, to jest dla nich najgorsze miejsce. Niezależnie od tego, czy jest to wirus, czy błąd oprogramowania, większość problemów z komputerem ma wpływ na system operacyjny, a często jedynym rozwiązaniem jest ponowne sformatowanie dysku i ponowna instalacja systemu operacyjnego. W takim przypadku wszystko na dysku zostanie utracone.
Zainstalowanie drugiego dysku twardego w komputerze to stosunkowo tani sposób na zajęcie się tym problemem. Drugi wewnętrzny dysk twardy pozostanie niezmieniony, jeśli system operacyjny jest uszkodzony, a może nawet zostać zainstalowany na innym komputerze, jeśli chcesz kupić nowy. Co więcej, będziesz zaskoczony, jak łatwo je skonfigurować. Jeśli jesteś sceptycznie nastawiony do instalacji drugiego dysku wewnętrznego, zewnętrzny dysk twardy jest doskonałą opcją. Dysk zewnętrzny można podłączyć do dowolnego komputera w dowolnym momencie, po prostu podłączając go do portu USB lub Firewire. Wiele dysków zewnętrznych ma także dodatkową zaletę tworzenia kopii zapasowych za jednym dotknięciem i / lub zaplanowanych; po prostu określasz foldery i harmonogram, a oprogramowanie zajmuje się resztą.
Twórz kopie zapasowe plików regularnie, bez względu na to, gdzie są przechowywane
Po prostu przechowywanie plików w innym miejscu niż system operacyjny to za mało; musisz stworzyć regularny kopie zapasowe twoich plików. I spójrzmy prawdzie w oczy: Nawet twoja kopia zapasowa ulega awarii: DVD zostaje porysowane i dyski twarde się psują. Ma sens zwiększyć szanse na odzyskanie pliku poprzez utworzenie drugiej kopii zapasowej; jeśli dane są naprawdę ważne, możesz nawet pomyśleć o przechowywaniu kopii zapasowej w skarbcu ognioodpornym.
Uważaj na załączniki e-mail
Nawet jeśli masz pewność, że nie zawierają wirusów, załączniki wiadomości e-mail mogą spowodować utratę danych. Pomyśl o tym: Jeśli otrzymasz dokument o takiej samej nazwie jak ten na dysku, a oprogramowanie poczty e-mail jest skonfigurowane do zapisywania załączników w tej samej lokalizacji, istnieje ryzyko zastąpienia pliku, który już tam jest. Zdarza się to często, gdy współpracujesz nad dokumentem, a koledzy wysyłają aktualizacje pocztą e-mail. Dlatego upewnij się, że ustawiłeś swój program pocztowy, aby zapisywał załączniki w unikalnej lokalizacji lub, z wyjątkiem tego, zastanów się dwa razy przed zapisaniem załącznika wiadomości e-mail na dysku twardym.
Uważaj na błąd użytkownika
Nie lubimy tego przyznać, ale często tworzymy własne problemy. Korzystaj z zabezpieczeń zawartych w edytorze tekstu, takich jak funkcje wersjonowania i śledzone zmiany. Popularnym sposobem utraty danych przez użytkowników jest edycja dokumentu i przypadkowe usunięcie części. Po zapisaniu dokumentu części, które zostały zmienione lub usunięte, zostaną utracone, chyba że masz włączone funkcje, które będą zapisywać zmiany.
Jeśli nie chcesz zadzierać z zaawansowanych funkcji, użyj F12 klucz przed rozpoczęciem pracy, aby zapisać plik pod inną nazwą. Nie jest tak zorganizowany jak inne metody, ale mimo to jest to przydatna sztuczka.
Idź do chmury
Przechowywanie plików i ich kopii zapasowych w chmurze - co oznacza serwer zdalny - staje się coraz bardziej powszechne. Oferuje wiele korzyści, takich jak duże przestrzenne przydziały, łatwość obsługi, dostęp z dowolnego miejsca i dowolnego urządzenia, z którego korzystasz, i niezawodność. Usługi przechowywania w chmurze tworzą kopie zapasowe swoich własnych serwerów, więc istnieje podwójna warstwa ochrony przechowywanych w ten sposób plików. Z tych powodów przechowywanie w chmurze staje się coraz lepszym rozwiązaniem dla większości ludzi.
Istnieje kilka głównych darmowych opcji:
- Dysk Google oferuje 15 GB na każdym koncie Google.
- Użytkownicy komputerów Mac uzyskują 5 GB z iCloudem, który jest wbudowany w każde urządzenie Apple.
- Microsoft zapewnia 5 GB miejsca w usłudze OneDrive, która jest dostarczana z kontami Office 365 i XBox.
Jeśli masz więcej do przechowywania, powyższe usługi oferują płatne opcje, podobnie jak wiele innych firm magazynujących w chmurze
Zachowaj twarde kopie swoich dokumentów
Nie jest to eleganckie i nie będzie przeszkadzać w ponownym pisaniu i formatowaniu dokumentu, ale zachowanie wydrukowanej kopii ważnego dokumentu zapewni przynajmniej, że posiadasz zawartość pliku - i to jest lepsze, niż nic nie mieć.
