Jeśli odpowiesz na e-mail, powinno być jasne, na co odpowiadasz. Dlatego tekst oryginalnej wiadomości jest zwykle cytowany w odpowiedzi. Tak wiele jest jasnych, ale najlepszy sposób na cytowanie tekstu w wiadomościach e-mail nie jest.
Istnieje bardzo rozsądny quasi-standard do robienia właściwych rzeczy. To sprawia, że cytujesz tyle, ile potrzeba, aby odbiorca odpowiedzi widział dokładnie to, na co reagujesz. Jeśli wszystkie klienty poczty e-mail (lub użytkownicy poczty e-mail) są zgodne, wiadomości zawsze wyglądają na czyste i zadbane, i są łatwe do odczytania.
Cytowanie w sugerowany sposób to właściwa rzecz, ale jest też trochę pracy, aby przyciąć cytowany tekst i sprawić, by wyglądał ładnie. Czy jest to naprawdę konieczne do szybkiej i krótkiej odpowiedzi? A jeśli spróbujesz zacytować za pomocą odpowiedniego wcięcia w programie pocztowym, takim jak Outlook, będziesz siedział przez godzinę nad odpowiedzią lub nie zdało egzaminu (lub, prawdopodobnie, obu).
The Way of the Lazy: Łatwy, nadal prawidłowy i dobrze wyglądający
Na szczęście zawsze istnieje więcej niż jeden sposób, aby coś zrobić. Zazwyczaj te opcje nie są doskonałe, ale z łatwością może być więcej niż jedno właściwe podejście. Teraz jest bardziej zrelaksowany, ale nadal doskonale czytelny i akceptowalny oraz zgodny - i odpowiedni - sposób na odpowiedź na e-mail.
Aby poprawnie sformułować odpowiedź e-mail, będąc leniwym:
- Rozpocznij swoją wiadomość bezpośrednio u góry odpowiedzi.
- Dołącz oryginalną wiadomość, na którą odpowiadasz poniżej.
- Upewnij się, że podpis jest powyżej cytowanego tekstu.
- Nie wprowadzaj żadnych zmian w cytowanym materiale.
- Oczywiście można wyciąć nadmierną długość i (należy często usuwać) załączniki wbudowane. Zastąp je "…".
- Powtarzaj, w jak najmniejszej liczbie słów, pytania, na które odpowiadasz.
- Zamiast zwykłego "Tak", spróbuj "Zapytałeś, czy chcemy jabłek." "Tak, robimy". lub "Chcemy jabłka, tak.".
- Upewnij się, że cytowany tekst nie jest wcięty, ani za pomocą znaków ">" ani cudzysłowów.
- Jeśli odpowiesz na odpowiedź, możesz usunąć stare, niepotrzebne wiadomości od dołu.
W przypadku klientów poczty e-mail i usług takich jak Gmail, które automatycznie archiwizują i inteligentnie łączyć dyskusje, ten styl odpowiedzi działa szczególnie dobrze. Ponieważ cały cytowany tekst znajduje się w jednym miejscu, można go łatwo ukryć i nie zakłóca to spójności wiadomości, a kontekst między wiadomościami jest ustalany za pomocą oryginalnych wiadomości e-mail.
Skonfiguruj swój program pocztowy dla leniwych, poprawnych odpowiedzi
Być leniwym później, najpierw musisz wykonać pewne prace konfiguracyjne. Większość programów i usług e-mail można skonfigurować do leniwego, ale prawidłowego odpowiadania, chociaż:
- Eudora
- Hotmail
- Poczta systemu Mac OS X.
- Outlook Express
- Poczta systemu Windows
