Udostępniona skrzynka pocztowa umożliwia Twoim klientom, dostawcom i innym osobom wysyłanie wiadomości e-mail na centralny adres, pod którym wszyscy członkowie zespołu mogą zobaczyć i odpowiedzieć na te wiadomości.
Co to jest współdzielona skrzynka pocztowa Office?
Jednym z najskuteczniejszych sposobów udostępniania wiadomości e-mail grupie osób jest skonfigurowanie udostępnionej skrzynki pocztowej usługi Office 365. Dzięki wspólnej skrzynce pocztowej każda osoba przypisana do skrzynki pocztowej ma pełny dostęp do wiadomości. Mogą czytać przychodzące wiadomości e-mail, odpowiadać na wiadomości, przekazywać wiadomości i widzieć, jak inni zareagowali na przychodzącą pocztę.
Gdy członek zespołu odpowiada na wiadomość e-mail z udostępnionej skrzynki pocztowej, wiadomość e-mail jest wysyłana ze współdzielonego adresu skrzynki pocztowej, a nie z adresu e-mail osoby prywatnej. Odbiorca wiadomości e-mail widzi tylko adres udostępnionej skrzynki pocztowej. Dzięki temu indywidualny adres e-mail Twoich pracowników jest poufny i nadaje firmom profesjonalny wygląd.
Twoja organizacja może utworzyć tyle udostępnionych skrzynek pocztowych, ile potrzebujesz. Wspólne skrzynki pocztowe nie mają nazw użytkowników ani haseł. Udostępniona skrzynka pocztowa nie wymaga licencji Office 365, ale każdy użytkownik przypisany do skrzynki pocztowej musi mieć subskrypcję Office 365.
Dlaczego warto korzystać ze współdzielonej skrzynki pocztowej Office?
Dział obsługi klienta, dział zasobów ludzkich lub dział marketingu, który chce odbierać wiadomości e-mail, na które ma odpowiedzieć następny dostępny członek zespołu, jest dobrym przykładem skutecznego korzystania z udostępnionej skrzynki pocztowej. Każda osoba przypisana do udostępnionej skrzynki pocztowej może zobaczyć i odpowiedzieć na każdą wiadomość w tej skrzynce.
Praca ze współdzieloną skrzynką pocztową usługi Office 365 polega nie tylko na poczcie e-mail. Chodzi o to, by pomagać ludziom w Twojej organizacji bardziej wydajnie współpracować. Wraz ze współdzieloną skrzynką pocztową twoje zespoły będą miały dostęp do udostępnionej listy kontaktów i udostępnionego kalendarza. Dzięki udostępnionej liście kontaktów wszyscy w grupie mają dostęp do ważnych adresów e-mail. Dzięki udostępnionemu kalendarzowi członkowie grupy mogą wpisywać swoje spotkania w centralnym miejscu, które widzą wszyscy w grupie.
Skonfiguruj wspólną skrzynkę pocztową
Wspólne skrzynki pocztowe usługi Office 365 może konfigurować tylko administrator subskrypcji Office.
Wykonaj poniższe instrukcje, aby skonfigurować udostępnioną skrzynkę pocztową:
- Zaloguj się do Centrum administracyjnego usługi Office 365 przy użyciu swojego konta administratora.
- Wybierz Grupy> Współdzielone skrzynki pocztowe.
- Wybierz Dodaj skrzynkę pocztową.
- Na stronie Dodaj skrzynkę pocztową wpisz nazwę udostępnionej skrzynki pocztowej w polu Nazwa. Alias skrzynki pocztowej jest automatycznie tworzony w polu Adres e-mail, ale można go zmienić na inny. Po nazwaniu udostępnionej skrzynki pocztowej wybierz Dodaj aby utworzyć skrzynkę pocztową.
- W obszarze Następne kroki wybierz Dodaj członków do tej skrzynki pocztowej.
- Na stronie członków Shared Mailbox wybierz Dodaj członków.
- Umieść znacznik wyboru obok osób, które będą miały dostęp do udostępnionej skrzynki pocztowej. Jeśli nie widzisz nazwiska osoby na liście, wpisz jej imię i nazwisko w polu wyszukiwania. Po zakończeniu wybierz Zapisać.
Zapisz wysłane wiadomości e-mail do wspólnej skrzynki pocztowej
Gdy ktoś wyśle wiadomość e-mail z udostępnionej skrzynki pocztowej, kopia tej wiadomości zostanie zapisana w folderze Elementy wysłane, a nie w udostępnionej skrzynce pocztowej. Jeśli chcesz, aby te e-maile były zapisywane w udostępnionej skrzynce pocztowej, edytuj ustawienia udostępnionej skrzynki pocztowej.
Oto sposób zapisywania wysłanych wiadomości e-mail do udostępnionej skrzynki pocztowej:
- Wybierz Grupy> Współdzielone skrzynki pocztowe.
- Wybierz udostępnioną skrzynkę pocztową.
- Wybierz Edytować obok ustawienia Pozycje wysłane.
- Na stronie Elementy wysłane przesuń suwak do pozycji Włączony, aby skopiować elementy wysłane jako ta skrzynka i skopiować pozycje wysłane w imieniu tej skrzynki pocztowej. Po zakończeniu wybierz Zapisać.
Użyj wspólnej skrzynki pocztowej w programach Outlook 2016, Outlook 2013 i Outlook 2010
Gdy administrator Twojej organizacji skonfiguruje udostępnioną skrzynkę pocztową, użytkownicy nie muszą nic robić, aby wyświetlić udostępnioną skrzynkę pocztową w komputerowej wersji programu Outlook. Udostępniona skrzynka pocztowa zostanie automatycznie wyświetlona w okienku Folder.
Aby wysłać wiadomość e-mail z udostępnionej skrzynki pocztowej:
- Otwórz Outlooka.
- Wybierz nowy e-mail aby utworzyć nową wiadomość.
- Wybierz Z i wybierz udostępnioną skrzynkę pocztową.
- Wpisz swoją wiadomość i wybierz Wysłać.
Uzyskaj dostęp do wspólnej skrzynki pocztowej w programie Outlook w sieci
Jeśli chcesz pracować z udostępnioną skrzynką pocztową w przeglądarce, musisz dodać ją ręcznie.
Aby dodać udostępnioną skrzynkę pocztową do internetowej wersji programu Outlook:
- Zaloguj się na swoje konto Office 365 i wybierz Perspektywy aplikacja.
- W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy swoją nazwę skrzynki pocztowej i wybierz Dodaj udostępniony folder.
- w Dodaj udostępniony folder W polu dialogowym wpisz adres e-mail udostępnionej skrzynki pocztowej, a następnie wybierz Dodaj.
Współdzielone skrzynki pocztowe i Outlook Mobile App
Udostępnione skrzynki pocztowe nie pojawiają się w aplikacji mobilnej Outlook. Oznacza to, że jeśli chcesz uzyskać dostęp do udostępnionej skrzynki pocztowej ze swojego smartfona, musisz otworzyć przeglądarkę i korzystać z Outlooka w Internecie.
Zauważysz niewielką różnicę w sposobie pracy z indywidualnym kontem e-mail w programie Outlook i ze współdzieloną skrzynką pocztową. Dzięki udostępnionej skrzynce pocztowej Ty i Twoi członkowie zespołu będziecie lepiej współpracować, aby odpowiadać na wiadomości e-mail od klientów, dostawców, dostawców i innych osób.
