Jeśli pracujesz w organizacji non-profit, prawdopodobnie uczestniczyłeś w wydarzeniu zbierania funduszy, niezależnie od tego, czy była to ekstrawagancka gala, czy zwykła szczęśliwa godzina w barze za rogiem. Wiele organizacji, szczególnie tych małych, polega na tych wydarzeniach, aby zebrać dużo gotówki w krótkim czasie.
Ale kiedy zostaniesz wciągnięty do komitetu planistycznego (lub nawet sam musisz zaprojektować wydarzenie całkowicie samodzielnie), nie będziesz już tylko zabawną nocną imprezą. Teraz musisz wypracować wszystkie szczegóły, aby stworzyć niezapomniany wieczór - taki, który zachęci uczestników do wrzucenia trochę gotówki do kapelusza.
Oczywiście rozmiar organizacji i poziom dawcy będą decydować o najlepszym rodzaju wydarzenia, które ma być gospodarzem, a to z pewnością wpłynie na twój plan. Ale bez względu na rozmiar i skalę twojego zbiórki pieniędzy, z mojego doświadczenia wynika, że istnieje kilka kluczowych elementów, które sprawiają, że te wydarzenia działają. Jeśli bierzesz udział w pierwszym wydarzeniu zbierania funduszy, upewnij się, że masz te pięć potrzeb.
1. Budżet
Słyszeliście powiedzenie „potrzeba pieniędzy, aby zarabiać pieniądze” - i to w 100% dotyczy wydarzeń. Oczywiście, jeśli jesteś wystarczająco przekonujący, prawdopodobnie dostaniesz jakieś niezbędne podarunki na swoje wydarzenie - takie jak miejsce na wydarzenie, alkohol, jedzenie, a nawet rozrywka. Ale pomimo tej hojności nadal będziesz potrzebować gotówki na kilka innych wydatków, takich jak transport, posiłki dla personelu i wolontariuszy oraz napiwki.
Aby upewnić się, że możesz go wymachiwać, utwórz budżet przed rozpoczęciem planowania szczegółów. Dobrze orientując się w sytuacji finansowej, będziesz w stanie z łatwością dowiedzieć się, czy masz fundusze na zaplanowaną kolację lub, czy będziesz musiał zadowolić się przyjęciem tylko przy drinku. Następnie, gdy zaczniesz otrzymywać darowizny i tworzyć solidne plany, uważnie monitoruj swój budżet. Będziesz musiał zrównoważyć wszelkie nieoczekiwane koszty z nowymi darowiznami lub odpowiednio dostosować swoje plany.
2. Bohaterowie
Aby mieć udane wydarzenie, ludzie muszą przekazać darowiznę i pokazać się. Jednak aby uzyskać wystarczającą liczbę darczyńców, nie możesz być jedyną osobą promującą to wydarzenie. Będziesz potrzebować grupy innych osób, które chętnie przekażą zbiórkę pieniędzy swoim znajomym, współpracownikom i sieciom - i oczywiście zainspirują ich do przekazania.
Jest to tak zwany „komitet gospodarza”, zazwyczaj złożony z ludzi, którzy już wspierają organizację swoimi pieniędzmi lub czasem. Oprócz dobrej znajomości organizacji, wszyscy członkowie komitetu powinni mieć szeroki krąg kontaktów, do których zachęcania zachęcają.
Chociaż każda organizacja korzysta z komitetów goszczących w nieco inny sposób, odniosłem największy sukces, gdy bezpośrednio zaangażowałem grupę w proces planowania. Oczywiście stopień ich zaangażowania zależy od poszczególnych osób, więc skorzystaj z własnego osądu: niektórzy chętnie wybierają puchary w Costco lub szukają dużych sponsorów korporacyjnych, podczas gdy inni wolą po prostu podać swoje nazwiska na zaproszeniu i zrobić kilka telefonów do znajomych.
3. Wiele możliwości dawania
Pierwszą zasadą pozyskiwania funduszy jest pytanie. I oczywiście, kiedy organizujesz wydarzenie, wszyscy wiedzą, że oczekuje się od nich skasowania ceny biletu. Ale możesz również uwzględnić inne możliwości dla uczestników.
Najczęstszy rodzaj zapytań występuje w formie loterii lub cichej aukcji (i tak, możesz zrobić obie te rzeczy). Niezwykle łatwo jest zdobyć nagrody za tego rodzaju działania, prosząc lokalne firmy o pomoc; musisz tylko upewnić się, że nagrody pasują do odbiorców. Innymi słowy, pakiet dnia spa poradzi sobie bardzo dobrze podczas obiadu z okazji Dnia Matki - nie tyle podczas turnieju golfowego. Czasami może to oznaczać całkowite unikanie nagród i zamiast tego zlecić darczyńcom licytację elementów programu: na przykład 100 USD za cegłę w nowym centrum społeczności lub 1000 USD na stypendium.
Jeśli wiesz, że Twoi goście nie są typem do zrzucania większej ilości pieniędzy, poproś ich o zapisanie się na ochotnika na nadchodzące programy i inicjatywy. Zaangażuje ich to w twoją misję i sprawi, że będą bardziej skłonni do dawania w przyszłości - i powiedzą znajomym o tobie.
4. Całe doświadczenie
Darowizny na wydarzenie są postrzegane przez wielu ludzi jako równa wymiana - dają ci trochę pieniędzy i dajesz im doświadczenie. Twoim zadaniem jest sprawienie, aby wydarzenie było tak niesamowitym doświadczeniem, że aby było uczciwe, muszą przekazać jeszcze więcej.
Niektóre organizacje robią to z udziałem znanych gości i rozrywki. Ale jeśli nie masz Beyonce ani Billa Clintona na szybkim wybieraniu, możesz rozważyć ekskluzywne miejsce, niezwykłe zajęcie (maraton taneczny, ktoś?) Lub wysokiej klasy kolację. Co ważniejsze, pomyśl o sposobach odzwierciedlenia swojej misji w wydarzeniu. Jeśli jesteś organizacją świadczącą usługi bezpośrednie, możesz zaprosić klientów do zabrania głosu. Szkoły lub programy artystyczne mogą wyświetlać prace swoich uczniów. Oferując gościom doświadczenie odzwierciedlające wyjątkowość Twojej organizacji, oferujesz doświadczenie, którego nie można odtworzyć. I to jest naprawdę bezcenne.
5. Dalsze działania
Co zaskakujące, najważniejszym elementem zbiórki pieniędzy są działania następcze po wydarzeniu. Nie ulegaj pokusie spoczywania na laurach (lub pielęgnowania kaca); dzwoń, wysyłaj e-maile i aktualizuj swoją witrynę. Będziesz chciał osobiście skontaktować się z każdym dawcą (lub potencjalnym dawcą), którego spotkałeś poprzedniej nocy i podziękować im za wsparcie. Może to być idealna okazja do zorganizowania jak największej liczby kolejnych spotkań - krok pierwszy, aby je przygotować do następnej darowizny.
I nie zapomnij o swoich sprzedawcach i wolontariuszach! Podziękuj im za pomoc w udanej nocy. Rozumieją, że jesteś wyczerpany, więc szybki e-mail jest w porządku, ale dla każdego, kto naprawdę dał z siebie wszystko, odręczna notatka jest szczególnie elegancka. (Zaufaj mi, będą pamiętać twoją wdzięczność, gdy nadejdzie następne wydarzenie).
Każde wydarzenie wymaga dużo czasu i wysiłku, aby odnieść sukces. Ale postępując zgodnie z powyższymi wskazówkami, będziesz mógł organizować wydarzenia, które tworzą i rozwijają obserwatorów, które przyniosą więcej osób - i pieniędzy - do Twojej organizacji. I kto wie? Możesz też miło spędzić czas!
