Wydarzenia związane z pozyskiwaniem funduszy są doskonałym sposobem na zebranie pieniędzy i zwiększenie świadomości Twojej organizacji. Ale jeśli pracujesz w małej organizacji non-profit, może być trudno znaleźć personel (i czas!), Aby faktycznie zaplanować takie wydarzenia.
Tam właśnie wchodzi komitet goszczący.
Mówiąc najprościej, komitet goszczący to grupa wolontariuszy, którzy biorą odpowiedzialność za planowanie imprezy. Rzeczywisty zakres obowiązków może się zmieniać w zależności od organizacji (a nawet wydarzenia na wydarzenie), ale ogólnie można oczekiwać, że zaprosą gości, wypromują wydarzenie i wykupią bilet.
Jednak, podobnie jak w przypadku wszystkich wolontariuszy, komitet przyjmujący zazwyczaj potrzebuje wskazówek, aby jak najlepiej zrealizować cele organizacyjne. Oto kilka wskazówek, jak zarządzać komitetem gospodarza, aby Twoje kolejne uderzenie stało się hitem.
1. Wybierz mądrze
Dobrzy członkowie komitetu przyjmującego powinni mieć dwa kluczowe atrybuty: powinni mieć duży, wpływowy krąg kontaktów i nie powinni bać się do nich dotrzeć.
Aby jednak zrobić to najbardziej efektywnie, członkowie komitetu powinni mieć już pewne doświadczenie w organizacji i zapoznać się z wykonywaną pracą. To pozwoli im rozmawiać z potencjalnymi dawcami z większym autorytetem i mówić z własnego doświadczenia, które zawsze jest bardziej skuteczne. Mając to na uwadze, przejrzyj swoje listy dawców i listy ochotników, aby zobaczyć, kto może być odpowiedni.
Jeśli potrzebujesz dodatkowej pomocy - na przykład przy planowaniu logistyki wydarzenia - wybierz członków komitetu, którzy mają doświadczenie w efektywnym pokazywaniu się i wykonywaniu pracy podczas innych wydarzeń, które organizowała Twoja organizacja.
Ponieważ jestem jedynym oddanym fundraiserem dla personelu w mojej obecnej organizacji, wyciągam tylko członków komitetu przyjmującego z mojej głównej listy darczyńców i potencjalnych klientów. W ten sposób jestem w stanie zaplanować wydarzenie i jednocześnie kultywować dawców.
Kiedy jednak pracowałem w większej organizacji, która bardziej docierała do naszych wydarzeń, staraliśmy się zdobyć nazwiska celebrytów w naszym komitecie. Zazwyczaj nie byli w stanie pomóc (a czasami nawet nie brali udziału!), Ale zwrócił na to uwagę pisarzy z branży rozrywkowej i społecznej, którzy następnie relacjonowali to wydarzenie.
2. Wyjaśniaj obowiązki
Wyzwaniem związanym z wieloma pracami wolontariuszy jest to, że istnieje niewiele konkretnych oczekiwań lub sposobów pociągnięcia ludzi do odpowiedzialności.
Chociaż z pewnością musisz pamiętać, że wolontariusze wykonują swoje obowiązki z dobroci własnego serca, większość znanych mi wolontariuszy woli jasne instrukcje i wytyczne dotyczące tego, co będzie najbardziej pomocne w realizacji wydarzenia. Lubię sporządzać „opis stanowiska” dla każdego wydarzenia, które robię, określając obowiązki członków komitetu goszczącego - aby wiedzieli, czego się spodziewać, mogę ich śledzić i wszyscy pozostaniemy na tej samej stronie.
Jeśli chodzi o te obowiązki, komitety goszczące mogą zrobić wszystko, od zbierania żywności i zapasów, przez projektowanie zaproszeń, po duże darowizny. Po prostu dowiedz się, czego potrzebujesz i poproś o to w opisie wolontariusza.
Najlepszy opis, jaki do tej pory widziałem, pochodzi z Equality Hawaii, która nie tylko określa obowiązki komitetu przyjmującego, ale także zawiera formularz darowizny, który ułatwia wolontariuszom przekazanie prezentu wymaganego do członkostwa w komitecie przyjmującym. Tego rodzaju umowa nie jest odpowiednia dla każdej organizacji, ale jest wielką inspiracją dla rozwijającej się organizacji non-profit.
3. Powiedz dziękuję
Pierwszymi osobami, do których zadzwonisz, wyślesz e-mailem lub napiszesz dzień po wydarzeniu, powinna być komisja goszcząca. W rzeczywistości, jak tylko potwierdzę komisję przyjmującą, zwracam się do kart z podziękowaniami, więc mam jeszcze jedną rzecz do zrobienia następnego dnia po wieczorze.
Będziesz także chciał spojrzeć na to, jak przebiegło wydarzenie - jeśli jest coś, co możesz zrobić lepiej następnym razem, jeśli którykolwiek z jego gości byłby zainteresowany większym zaangażowaniem w organizację i jeśli ogólnie dobrze się bawili. Te cenne informacje mogą zapewnić, że Twoje wydarzenia będą bardziej skuteczne w przyszłości i że Twoja organizacja może skorzystać z nowych możliwości.
Co najważniejsze, chcesz zapewnić swoich wolontariuszy, że kiedy podejmują dla ciebie tak duże zaangażowanie finansowe i finansowe, szczerze to doceniasz.
Szczęśliwi wolontariusze - szczególnie dobrze połączeni i potencjalnie bogaci szczęśliwi wolontariusze - są prawdopodobnie najlepszym źródłem, jaki możesz mieć jako mała organizacja non-profit. Jeśli traktujesz je mądrze i dobrze, będziesz miał nie tylko pomoc, której potrzebujesz, aby zaplanować i przeprowadzić wspaniałe wydarzenie, ale będziesz także mógł zwiększyć swoje pozyskiwanie funduszy na wyższy poziom.
