To, że niedawno wprowadzono funkcję Google „cofnij wysyłanie”, nie oznacza, że masz pełną kontrolę nad błędami e-mail. W końcu, gdy pracujesz tak szybko, jak to możliwe, sensowne jest, że od czasu do czasu wpadniesz w poślizg. Nawet jeśli jesteś perfekcjonistą.
W rzeczywistości jest kilka rzeczy, które wszyscy profesjonaliści kończą w pewnym momencie - w swojej karierze (jeśli nie raz w roku). Więc zamiast panikować, podążaj za nami.
1. Kliknij przycisk Wyślij, zanim powinieneś
Trudno jest zachować spokój po przypadkowym wysłaniu komuś połowy wiadomości e-mail - zwłaszcza, gdy planujesz dokonać korekty, ponieważ jest wypełniona literówkami, nadmiernymi wykrzyknikami i sformułowaniami, które mogą łatwo zostać źle odczytane.
Ale nie marnuj kolejnych 10 minut na wyszukiwanie aplikacji śledzących e-mail, aby sprawdzić, czy odbiorca otworzył wiadomość. Zamiast tego szybko zakończ oryginalną wiadomość e-mail (nie masz już luksusu spędzania kilku minut na jej edycji) i napisz następujące na górze:
2. Przypadkowa odpowiedź na wszystkie
Ten błąd występuje w dwóch scenariuszach: po pierwsze, wysyłasz coś, co nie jest poufne, ale nie jest przeznaczone dla wszystkich do przeczytania - na przykład wiadomość e-mail do szefa na temat wakacji. Albo po drugie, wysyłasz całej firmie wulgarny komentarz na temat kolegi, który był przeznaczony tylko dla bliskiego przyjaciela.
W pierwszym scenariuszu spróbuj:
Wysłanie tego na początek to początek, ale nie jesteś jeszcze gotowy. To nie jest przypadkowa wpadka, którą można tak łatwo naprawić. Podejdź do kogoś, kogo obrażasz osobiście (lub przez telefon) i przeproś - bez względu na to, jak niewygodnie. Następnie przeczytaj to krok po kroku, jak wyjść z tego rodzaju poważniejszego błędu w pracy.
3. Dokonywanie rażącej literówki
Większość literówek nie wymaga noty kontrolnej, ale wszyscy natknęliśmy się na te budzące wątpliwości, wymagające wyjaśnienia. Może literówka zmienia znaczenie tego, co tak naprawdę próbujesz powiedzieć. A może jest ich tak wiele, że sprawia, że wyglądasz nieco niepiśmiennie.
Zamiast mieć nadzieję, że odbiorca zlekceważy literówkę (literówki), powiedz mu:
4. Wysyłanie wiadomości e-mail do niewłaściwej osoby
Ten błąd ponownie występuje w dwóch różnych scenariuszach. Albo wysyłasz wiadomość związaną z firmą do kolegi drugiego zamiast kolegi pierwszego, albo przypadkowo wysyłasz poufne informacje do osoby spoza firmy.
W pierwszym scenariuszu napisz:
Ten drugi scenariusz jest oczywiście o wiele poważniejszy. Zanim skontaktujesz się z niewłaściwym odbiorcą, wyznaj konsekwencje, informując swojego przełożonego o tym, co się stało - i dowiedz się, jak wrażliwe były wycieki informacji. Następnie, w oparciu o instrukcje przełożonego, przeproś stronę zewnętrzną i uprzejmie poproś ją o usunięcie wiadomości.
Jakie są inne codzienne błędy e-mail i jak je odzyskać? Opowiedz mi o nich na Twitterze?
