Chociaż wszyscy używają e-maili do co najmniej niektórych wiadomości biznesowych co miesiąc, niektórzy z nas będą używać poczty elektronicznej jako codziennego narzędzia do wykonywania naszej pracy zawodowej. Będziemy używać poczty e-mail do komunikacji z klientami, członkami zespołu, przełożonymi i ewentualnymi nowymi pracodawcami lub potencjalnymi nowymi pracodawcami. I tak, ci ludzie będą nas osądzać poprzez naszą zdolność do stworzenia jasnej i profesjonalnej pisemnej wiadomości.
Etykieta e-mailowa, czyli "netykieta", istnieje od 27 lat istnienia sieci World Wide Web. Netykieta to zbiór powszechnie akceptowanych wytycznych, jak okazywać szacunek i kompetencje w wiadomościach e-mail. Niestety, są ludzie, którzy nigdy nie poświęcili czasu na naukę netykiety e-mail dla ustawień biznesowych. Co gorsza: są ludzie, którzy mylą netykietę z e-mailem z luźnym i nieformalnym stylem wiadomości tekstowych.
Nie pozwól, aby źle spreparowana wiadomość e-mail zabiła twoją wiarygodność u klienta lub przełożonego lub potencjalnego pracodawcy. Oto zasady dotyczące netykiety e-mailowej, które będą Ci dobrze służyły i oszczędzają Ci zażenowania w miejscu pracy.
01 z 10Wstaw adres e-mail jako ostatnią czynność przed wysłaniem.
Wydaje się to sprzeczne z intuicją, ale jest to doskonała forma. Poczekaj do samego końca pisania i korekty, zanim dodasz adresy e-mail do nagłówka wiadomości e-mail. Ta technika pozwoli Ci zaoszczędzić kłopotów z przypadkowym wysłaniem wiadomości zbyt wcześnie, zanim skończysz swoją zawartość i korektę.
Jest to szczególnie ważne w przypadku dłuższych wiadomości e-mail o delikatnych treściach, takich jak składanie podania o pracę, odpowiadanie na pytania klienta lub przekazywanie złych wiadomości swojemu zespołowi. W takich przypadkach odroczenie adresu e-mail zwiększa bezpieczeństwo, gdy trzeba odejść od poczty e-mail na chwilę, aby zebrać myśli i przećwiczyć słowa w głowie.
Jeśli odpowiadasz na wiadomość e-mail i uważasz, że treść jest wrażliwa, po prostu usuń tymczasowo adres e-mail odbiorcy, aż będziesz gotowy do wysłania, a następnie dodaj adres z powrotem. Można również wyciąć i wkleić adres e-mail odbiorcy do pliku Notatnika lub OneNote, napisać wiadomość e-mail, a następnie wyciąć i wkleić adres e-mail z powrotem.
Uwierz nam w to: pusta linia adresu e-mail podczas tworzenia treści pozwoli Ci pewnego dnia zaoszczędzić wiele cierpienia!
02 z 10Potrójnie sprawdź, czy wysyłasz wiadomość e-mail do właściwej osoby.
Jest to szczególnie ważne, jeśli pracujesz w dużej firmie lub departamencie rządowym. Kiedy wysyłasz poufny e-mail do "Mike'a" lub "Heather" lub "Mohammeda", twoje oprogramowanie pocztowe będzie chciało z wyprzedzeniem wpisać pełny adres. Popularne nazwy, takie jak te, będą miały wiele wyników w książce adresowej Twojej firmy, a Ty możesz przypadkowo wysłać zrzędę później do swojego wiceprezesa lub poufną odpowiedź do ludzi w księgowości.
Dzięki powyższej regule nr 1 opuściłeś adresowanie do samego końca, więc potrójne sprawdzenie adresu e-mail odbiorcy powinno przebiegać sprawnie jako ostatni krok przed wysłaniem!
03 z 10Unikaj odpowiedzi na wszystkie, szczególnie w dużej firmie.
Po otrzymaniu transmisji wysłanej do kilkudziesięciu osób dobrze jest odpowiedzieć tylko nadawcy. Jest to szczególnie ważne, jeśli jest to firma emitująca duże listy dystrybucyjne.
Na przykład: dyrektor generalny wysyła do całej e-maili całą firmę o parkowanie na południowym parkingu, a ona prosi ludzi o uszanowanie ponumerowanych i przydzielonych stanowisk, za które pracownicy płacą. Jeśli klikniesz "Odpowiedz wszystkim" i zaczniesz narzekać, że inni pracownicy wkroczą na twój osobisty pojazd i zdrapią twoją farbę, możesz zranić swój postęp w karierze, stając się firmą shmuck.
Nikt nie chce otrzymywać wiadomości, które do nich nie mają zastosowania. Co więcej, nikt nie docenia skargi do grupy lub słyszenia o twoich osobistych krzywdach nadawanych w formacie audycji.
Unikaj tego faux pas i używaj indywidualnej odpowiedzi do nadawcy jako domyślnej akcji. Zdecydowanie patrz też zasada nr 9 poniżej.
04 z 10Użyj profesjonalnych powitań zamiast potocznych wyrażeń.
Najlepszym sposobem na rozpoczęcie profesjonalnej poczty e-mail jest jedna z następujących wersji:
1. Dzień dobry, pani Chandra.2. Witaj, zespół projektowy i wolontariusze.3. Cześć, Jennifer.4. Dzień dobry, Patrick.W żadnym wypadku NIE używaj poniższego, aby uruchomić profesjonalny adres e-mail:
1. Hej,2. Sup, zespół!3. Cześć, Jen.4. Mornin, Pat. Wyrażenia potoczne, takie jak "hej", "yo", "sup" mogą wydawać się przyjazne i ciepłe, ale w rzeczywistości podważają Twoją wiarygodność w otoczeniu biznesowym. Chociaż z pewnością możesz używać tych kolokwializmów w rozmowie po uzyskaniu zaufanych relacji z drugą osobą, używanie tych słów w firmowym e-mailu jest złym pomysłem. Poza tym złym sposobem jest przyjmowanie skrótów ortograficznych, takich jak "poranek". Skracanie czyjegoś imienia (Jennifer -> Jen) jest bardzo złą formą, chyba że ta osoba wyraźnie cię o to poprosi. Jak w przypadku każdej inteligentnej komunikacji biznesowej, mądrze jest błądzić po stronie bycia zbyt oficjalnym i pokazywać, że wierzysz w etykietę i szacunek. I rzeczywiście, twoja reputacja jest łatwo zdemontowana przez złą gramatykę, złą pisownię i źle dobrane słowa. Wyobraź sobie, jak Twój profesjonalizm uderzy, jeśli przypadkowo wyślesz " Musisz sprawdzić swój met , Ala "kiedy naprawdę chciałeś powiedzieć" musisz sprawdzić swoją matematykę, Alma ' . Lub jeśli powiesz " Mogę zrobić interweniować na jutro "kiedy miałeś na myśli" Mogę jutro przeprowadzić wywiad '. Sprawdzaj każdy wysłany e-mail; zrób to tak, jakby od tego zależała Twoja profesjonalna reputacja. Temat jest zarówno tytułem do komunikacji, jak i podsumowaniem i tagowaniem wiadomości e-mail, dzięki czemu można ją łatwo znaleźć później. Powinien jasno podsumować treść i wszelkie pożądane działania. Na przykład wiersz tematu: "kawa" nie jest zbyt jasna. Zamiast tego spróbuj "Personalne preferencje dotyczące kawy: Twoja odpowiedź jest wymagana" Jako drugi przykład, wiersz tematu "Twoja prośba"jest zbyt niejasne. Zamiast tego spróbuj wyrazić wyraźniejszy wiersz tematu, na przykład: "Twoja prośba o parkowanie: więcej szczegółów jest wymaganych ". Może to być kuszące, aby dodać stylowe czcionki i kolory do wiadomości e-mail, aby były krzykliwe, ale lepiej jest używać czarnego Arial lub Times New Roman 12-punktowego lub 10-punktowego. Podobne warianty, jak Tahoma czy Calibri, też są w porządku. A jeśli zwracasz uwagę na określoną frazę lub punktor, wtedy czerwony atrament lub pogrubiona czcionka może być bardzo pomocna w moderacji. Problem polega na tym, że twoje e-maile stają się niespójne i nieostry lub zacznij przekazywać indywidualne lub destrukcyjne nastawienie z twojej strony. W świecie biznesu ludzie chcą komunikacji godnej zaufania, jasnej i krótkiej, nie dekoracyjnej i rozpraszającej. E-mail zawsze nie przekazuje fleksji wokalu i mowy ciała. To, co uważasz za bezpośrednie i proste, może okazać się surowe i złośliwe, gdy zostanie ono wprowadzone do wiadomości e-mail. Niewykonanie słów "proszę" i "dziękuję" spowoduje negatywne podcięcia. A to, co uważasz za zabawne i lekkie, może rzeczywiście przekazać jako protekcjonalne i niegrzeczne. Dostarczenie pełnego szacunku tonu i przyjaznej postawy w mailu wymaga praktyki i dużego doświadczenia. Pomaga, gdy czytasz wiadomość e-mail głośno dla siebie, a nawet kogoś innego, zanim ją wyślesz. Jeśli cokolwiek na temat wiadomości e-mail wydaje się złe lub trudne, przepisz ją. Jeśli nadal nie wiesz, jak przekazać ton wiadomości e-mailem, poważnie rozważ skorzystanie z telefonu i dostarczenie wiadomości jako rozmowy. Pamiętaj: e-mail jest na zawsze, a kiedy wyślesz tę wiadomość, nigdy nie będziesz mógł jej odzyskać. W rzeczywistości, e-mail jest na zawsze. Może zostać przekazany setkom osób w ciągu kilku sekund. Może zostać wezwany przez organy ścigania i audytorów podatkowych, jeśli kiedykolwiek dojdzie do wszczęcia dochodzenia. Może nawet wejść do wiadomości lub mediów społecznościowych. Jest to szeroka i przerażająca odpowiedzialność, ale wszyscy na tym polegamy: to, co napiszesz w e-mailu, może łatwo stać się publiczną wiedzą. Starannie dobieraj słowa, a jeśli sądzisz, że istnieje jakakolwiek szansa, że cię ugryzą, poważnie rozważ, czy w ogóle nie możesz wysłać wiadomości. Siła nicetii takich jak "dziękuję" i "proszę" jest nieoceniona. Ponadto dodatkowe kilka sekund, aby uwzględnić swój profesjonalny blok podpisów, mówi wiele o twojej uwadze i szczegółach, oraz że przejmujesz własność komunikacji poprzez stemplowanie swojego nazwiska i danych kontaktowych. Sprawdzaj każdą wiadomość, tak jakby od niej zależała Twoja profesjonalna reputacja.
Zwięzła i przejrzysta linia tematów pozwoli osiągnąć cuda (i pomóc w czytaniu).
Używaj tylko dwóch klasycznych czcionek: Arial i Times Roman z czarnym tuszem.
Unikaj sarkazmu i negatywnych / snooty za wszelką cenę.
Załóżmy, że świat przeczyta Twój e-mail, więc odpowiednio zaplanuj.
Zawsze kończy się krótkim, klasycznym "dziękuję" i blokiem podpisu.
