Kiedy po raz pierwszy zarządzałem innymi, pamiętam, jak stałem cierpliwie, gdy analityk z mojego zespołu próbował znaleźć dokument, którego potrzebowałem na jej komputerze. Kiedy - pięć minut później - stwierdziła, że nie może go znaleźć i wyśle mi go e-mailem, jak tylko znajdzie plik, wywarło na mnie naprawdę złe wrażenie (i sprawiło, że zastanawiałem się, jakie inne kulki upuszcza ).
Więc weź to ode mnie: chociaż nazywanie i porządkowanie plików i folderów może nie być najseksowniejszym tematem, jaki omówiłem (mówi kobieta, która przyniosła ci budżet i porady w programie Excel), obiecuję ci, to jest ważne. Usprawniony system przechowywania online nie tylko ułatwi ci życie i pozwoli zaoszczędzić dużo czasu, ale także sprawi, że będziesz wyglądać lepiej i lepiej do swojego szefa i współpracowników. Oto twoje wytyczne dotyczące życia.
1. Twój pulpit to Twoje wirtualne biurko
Wiesz, jak ludzie mówią ci, abyś utrzymywał biurko na tyle czysto, aby twój szef nie uważał cię za głupka? Dotyczy to również pulpitu komputera. To miejsce, w którym umieścisz pliki, nad którymi pracujesz w tym tygodniu, a nie miejsce, w którym powinieneś przeciągać każdy załącznik, który kiedykolwiek otrzymałeś.
Zalecam sparowanie pulpitu z jak najmniejszą liczbą folderów. Posiadaj jeden dla każdego dużego projektu, nad którym aktualnie pracujesz, a także główny folder roboczy, w którym możesz łatwo uzyskać dostęp do wszystkiego innego. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, ustaw pulpit na siatkę (aby ikony nigdy się nie nakładały) i odkryj wielką radość ze skrótów.
Jeśli potrzebujesz dodatkowej pomocy w uporządkowaniu ekranu głównego, wypróbuj aplikacje do porządkowania na pulpicie, takie jak Clean lub DragThing na komputerach Mac lub Fences na komputerach PC.
2. Foldery powinny mieć strategię
Zauważyłem, że większość ludzi albo ma za dużo, albo za mało, ale niewielu dobrze to rozumie. Jak wiedzieć, gdzie upadasz? Przejrzyj niektóre z najczęściej używanych lub ostatnio używanych folderów i policz w nich dokumenty. Jeśli jest kilkadziesiąt plików, prawdopodobnie możesz użyć trochę więcej struktury; mając na uwadze, że jeśli masz tylko jeden dokument w folderze Pliki robocze > Klient A> 2012> Listopad> Raport sprzedaży , to zdecydowanie jesteś przewlekłym przeładowującym.
Oto kilka zasad, których staram się trzymać:
3. Nazwy plików mają cel
Kiedy nazywasz plik, wybierz frazę, która coś znaczy. Jeśli otrzymam załącznik o nazwie DSC1045.jpg lub Draft Idea.doc , nie mam łatwego sposobu, aby dowiedzieć się, co to jest - lub, co ważniejsze, szukać go później. Dobry test: wyobraź sobie znalezienie pliku na pulpicie po kilku miesiącach. Czy z łatwością byłbyś w stanie powiedzieć, co to jest? Jeśli nie, zmień nazwę.
W przypadku dokumentów tworzonych regularnie, takich jak notatki na comiesięczne spotkania zarządu, łatwiej jest odróżnić dokumenty według daty spotkania niż tematu. Nigdy nie używaj Miesiąc-Dzień-Rok, ponieważ sortuje się najpierw według miesiąca, następnie według dnia, a następnie roku. Zamiast tego użyj opcji Rok-Miesiąc-Data (z miesiącem w liczbach), aby łatwo sortować chronologicznie. Na przykład: Użyj Prezentacji tablicy 2012-10-27 zamiast Prezentacji tablicy 27–12 października.pdf lub Prezentacji tablicy 10–27-2012.pdf . Zaoszczędzisz mnóstwo czasu podczas późniejszego przeglądania i wyszukiwania.
4. Kontrola wersji, kontrola wersji, kontrola wersji
Jeśli pamiętasz cokolwiek na temat nazewnictwa plików, niech to będzie kontrola wersji. Ten jest łatwy. Po pierwszym utworzeniu dokument powinien kończyć się wersją 1. Na przykład nazwałbym propozycję: ClientA Propozycja_v1.ppt . Za każdym razem, gdy zapisujesz zmiany i wysyłasz je do klientów lub współpracowników, aktualizuj je do wersji 2, 3, 4 itd. Po zakończeniu pracy dokumentu zapisz ClientA Propozycja_vf.ppt lub ClientA Propozycja_final.ppt, aby ułatwić sobie dostęp później. Ponieważ nie ma nic gorszego niż zastanawianie się, czy była wersja 14, czy też wersja 13 była naprawdę ostateczna.
