Napływ smartfonów był niesamowity dla miejsca pracy: dzięki możliwości wysyłania wiadomości e-mail, surfowania po Internecie i wysyłania wiadomości tekstowych 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu możemy wykonywać nasze zadania dosłownie w dowolnym miejscu i czasie. Ale uwięzienie na ekranie dotykowym może również działać przeciwko nam - z jednej strony jesteśmy nieskończenie osiągalni, az drugiej strony łatwo zignorować tych, którzy są w prawdziwym życiu.
Jak więc zachować łączność i profesjonalizm w tym samym czasie? Oto nowoczesne maniery dla najczęstszych sytuacji na smartfonach.
1. Czy mogę trzymać smartfona z dala podczas spotkania?
To zależy. Jeśli używasz go do zbierania informacji istotnych dla dyskusji, trzymaj się z daleka - po prostu wyjaśnij, co robisz. Jeśli jest to spotkanie wewnętrzne, a oczekujesz ważnego połączenia od klienta, utrzymuj wibrację telefonu i pamiętaj, aby po odebraniu połączenia odsunąć się od spotkania. Ale jeśli bierzesz udział w spotkaniu z klientem - lub w spotkaniu wewnętrznym, na którym nie oczekujesz połączenia - odłóż telefon i sprawdź go dopiero po zakończeniu spotkania.
2)
Twój język ciała mówi tak głośno, jak twój głos do ludzi wokół ciebie. Jeśli skupiasz się na czymś innym niż rozmawiająca osoba, wyświetlasz nieprofesjonalny i rozproszony obraz. Nawet jeśli telefon nie dzwoni, patrzenie w dół i ciche stukanie wiadomości nadal bardzo mówi o tym, jak bieżące spotkanie znajduje się na liście priorytetów.
3. Czy mogę używać telefonu do robienia notatek, nie będąc obraźliwym?
Tak, ale przed rozpoczęciem jasno określ cel swoich działań. Możesz powiedzieć: „Będę robił kilka notatek podczas rozmowy, aby upewnić się, że uchwycę twoje główne punkty”. Pozostań zaangażowany w spotkanie (nie zerkaj na ten tekst, który właśnie się pojawił, choć dyskretnie myślisz, że jesteś) i od czasu do czasu spójrz w górę i nawiąż kontakt wzrokowy, aby wszyscy wiedzieli, że naprawdę tam jesteś.
4. Jak mam powiedzieć swojemu kierownikowi, aby odłożył telefon i dostroił się?
Nie ma łatwego sposobu na zniesławienie szefa za złe maniery, ale możesz subtelnie wyrazić swoje zdanie, jeśli prowadzisz rozmowę jeden na jednego. Zaproponuj zmianę harmonogramu, jeśli Twój menedżer jest pochowany w smartfonie, pytając: „Wydajesz się być bardzo zajęty, czy powinniśmy przełożyć nasze spotkanie?” Możesz także obejść ten problem, utrzymując spotkania tak szybko, jak to tylko możliwe. Ale jeśli twój szef pisze SMS-em podczas spotkania z klientem, może być konieczne (ostrożnie) wskazanie, że klient nie wydaje się zadowolony z rozproszenia.
5. Jak mogę dyskretnie odebrać połączenie podczas posiłku z klientem?
Niestety nie da się tego zrobić. Nawet jeśli telefon jest ustawiony na wibrowanie. Pomyśl o tym: czy połączenie przychodzące jest tak ważne, że warto przekazać wiadomość, że Twój klient nie jest twoim najwyższym priorytetem? Jeśli czekasz na pilny telefon (np. Ze szpitala, ponieważ członek rodziny jest chory) lub informacje, które byłyby korzystne dla twojego spotkania, oczywiście są to wyjątki od reguły - ale powinieneś przygotować firmę obiadową na temat możliwość tych zakłóceń wcześniej. I żadnego innego powodu po prostu nie można uzasadnić.
6. Jak obsługiwać połączenia telefoniczne z nieodpowiedniego miejsca (np. Lotniska, lunchu, jazdy samochodem)?
Poczta głosowa jest dostępna z jakiegoś powodu. Nie ma nic złego w oddzwanianiu do kogoś za pięć lub 10 minut, kiedy jesteś wolny od rozproszenia i możesz lepiej słyszeć i być słyszanym. Jeśli wiesz, że połączenie jest bardzo ważne, odbierz telefon i poproś o oddzwonienie za kilka minut, gdy znajdziesz się w bardziej idealnym miejscu do rozmowy. Cokolwiek robisz, nie rób krzyku prywatnych spraw biznesowych w miejscu publicznym.
7. Mój szef właśnie zostawił mi pocztę głosową. Jak długo muszę do niej wracać?
W zależności od treści i tematyki masz jeden dzień roboczy, ale zrób to wcześniej, jeśli połączenie jest pilne.
8. Jak mam obsługiwać SMS-y i e-maile po godzinach?
Na wiadomość e-mail wysłaną po godzinach można odpowiedzieć następnego dnia roboczego, chyba że zostanie to omówione z szefem (lub oczekuje się tego). Tekst jest inny - sama natura komunikacji oznacza natychmiastowość - dlatego należy odpowiedzieć tak szybko, jak to możliwe. A jeśli to ty wysyłasz wiadomość, zawsze powinieneś jasno określać swoje oczekiwania dotyczące czasu reakcji.
9. Kiedy można pisać SMS-y związane z pracą?
Jeśli klient zainicjuje z tobą rozmowę tekstową, odpowiedź jest w porządku. Ale nawet w dzisiejszym świecie znającym się na technologii nie zakładaj, że wszyscy są zbyt obeznani z SMS-ami. Jeśli piszesz tekst w pracy, zachowaj go profesjonalnie. Unikaj emotikonów lub slangowych skrótów, takich jak OMG, LOL i BTW.
10
W razie wątpliwości przestrzegaj prostej prostej zasady: pierwszeństwo mają osoby, z którymi spotykasz się twarzą w twarz. Skoncentruj się na nich w stosunku do każdego, kto wysyła SMS-y, e-maile lub wybiera numer.
