Jak wszyscy zapewne wiecie, jestem wielkim maniakiem e-maili. Niezależnie od tego, czy chcesz wiedzieć, jak uporządkować skrzynkę odbiorczą, wyczyścić ją w weekend, czy wykonać pełne wiosenne porządki, jestem twoją dziewczyną. Ale jest jedna rzecz, o której jeszcze nie rozmawialiśmy: jak radzić sobie z poszczególnymi wiadomościami e-mail, gdy się pojawią.
Oto miarka. Najlepszym sposobem na przejęcie kontroli nad skrzynką odbiorczą jest podjęcie decyzji, co zrobić z każdym e-mailem za pierwszym razem, gdy go zobaczysz, zamiast po prostu na niego spojrzeć i obiecać, że poradzimy sobie z nim później. Ma to dwie zalety: przede wszystkim chroni skrzynkę odbiorczą przed bałaganem i oszczędza czas, ponieważ nie trzeba patrzeć na ten sam e-mail więcej niż raz.
Brzmi ciężko, ale nie jest - zajmuje tylko trochę planowania i kilka prostych pytań. Zacznijmy.
Wybierz czas
Po pierwsze, chyba że praca wymaga natychmiastowego reagowania na wiadomości e-mail, zalecamy przejrzenie całej nowej poczty o określonych porach każdego dnia. Ten czas może być inny każdego dnia, po prostu musi być celowy: na przykład dzisiaj odłożę na 9-10 rano, aby przejrzeć moją skrzynkę odbiorczą, a następnie spojrzę na to ponownie od 4-5. W międzyczasie będę skanować w poszukiwaniu ważnych wiadomości e-mail, ale zignoruję resztę.
Wiem, że jest to trudne (i tak, jestem znany z tego, że klikam GIF-y poruszające się po okolicy!), Ale jeśli trzymasz się tego harmonogramu, przekonasz się, że przeglądanie skrzynki odbiorczej jest znacznie mniej przytłaczające. Nie wspominając o tym, że będziesz miał dużo czasu, aby naprawdę dostać się do prawdziwej pracy.
Zadaj sobie to pytanie
Następnym krokiem jest przeglądanie skrzynki odbiorczej, czytanie każdego e-maila po kolei i zadawanie sobie krótkiej listy pytań do każdej wiadomości:
1. Czy potrzebowałem dostać ten e-mail?
Wiem, że brzmię jak zepsuta płyta, ale za każdym razem powinieneś zadawać sobie to pytanie. To dobre przypomnienie o rezygnacji z subskrypcji, filtrowaniu i usuwaniu się z niepotrzebnych list i biuletynów. Ograniczanie poczty e-mail to zawsze zwycięstwo w mojej książce.
2. Czy muszę w ogóle na to odpowiadać?
Co zaskakujące, odpowiedź nie zawsze jest twierdząca. Jeśli jest to e-mail informacyjny lub grupowy, który nie wymaga Twojej odpowiedzi, przeczytaj go, zanotuj przydatne informacje, a następnie zarchiwizuj lub zarchiwizuj.
3. Czy jestem odpowiednią osobą, aby sobie z tym poradzić, czy powinienem to przekazać?
W podobny sposób pamiętaj, że nie musisz ponosić ciężaru robienia wszystkiego, co jest od ciebie wymagane. Wiesz, co mam na myśli: te liczby, które ciągnąłeś, dopóki nie zatrudnili młodszego analityka, ale że twój szef wciąż o to prosi, harmonogram podróży, który powinien naprawdę przejść przez inny dział, liczba zgniatania, o którą poprosiłeś nawet jeśli nie ma tego w opisie pracy. Przekaż te peryferyjne zadania właściwej osobie, a nie tylko wyczyścisz swoją skrzynkę odbiorczą, pozostawisz więcej czasu na wykonanie swojej podstawowej pracy.
4. Czy potrzebuję informacji od kogoś innego, aby odpowiedzieć?
Jeśli odpowiedź brzmi „tak”, poproś tę osobę o informacje, abyś mógł przenieść wiadomość e-mail ze swojego talerza. Możesz odpowiedzieć informując nadawcę, że nad nim pracujesz, i zanotuj, aby sprawdzić, z kim czekasz za kilka dni. W międzyczasie wyślij wiadomość e-mail lub skorzystaj z Boomerang, aby w odpowiednim czasie odzyskać ją w swojej skrzynce odbiorczej.
5. Czy mogę teraz odpowiedzieć na wiadomość e-mail w mniej niż 5 minut?
To tam większość ludzi się potyka. Duża liczba e-maili nie wymaga dodatkowych informacji od Ciebie ani nikogo innego i można na nie dość szybko odpowiedzieć. W takim przypadku odpowiedz natychmiast na wiadomość e-mail; pozwoli ci zaoszczędzić czas na ponowne czytanie, przetwarzanie i zastanawianie się nad tym po raz drugi. Bonus: im szybciej odpowiesz na wiadomość e-mail, tym bardziej akceptowalna jest bardzo krótka odpowiedź.
6. Czy to pilne?
Pilność niestety nie jest w twoich rękach, więc jeśli e-mail jest pilny, zdecyduj, czy chcesz zająć się nim teraz, czy też zająć się nim, gdy skończysz czyścić skrzynkę odbiorczą. Opowiadam się za tym drugim, ponieważ trochę przestaniesz działać, jeśli przełączysz się z poświęcania kilku minut na każdą wiadomość e-mail na zagłębianie się w jeden problem.
Zajmij się resztą - na Twoich warunkach
A co z resztą? Jeśli wiadomość e-mail wymaga odpowiedzi trwającej dłużej niż pięć minut i nie jest pilna, zdecyduj, kiedy najlepiej poradzić sobie z nią.
Zazwyczaj zajmuję się wiadomościami e-mail, które wymagają długiej pisemnej odpowiedzi na końcu mojej skrzynki odbiorczej. Lub, jeśli mam pracowity dzień, bumeranguję je do dnia, w którym myślę, że będę miał więcej czasu. W przypadku wiadomości, które wymagają więcej pracy (zebranie makiety, wykonanie chrupania liczb w programie Excel), umieszczam te zadania na liście rzeczy do zrobienia i planuję, aby harmonogram ich nie wysyłał pocztą e-mail.
Wskazówka: aby proces ten przebiegał jeszcze szybciej, skonfiguruj swój e-mail, aby po przetworzeniu jednego e-maila i zapisaniu go lub usunięciu przeniesiono Cię bezpośrednio do następnego w skrzynce odbiorczej zamiast z powrotem do lista e-maili. (W przypadku Gmaila możesz to zrobić za pomocą opcji Auto-Advance w Google Labs.) Dzięki temu przejrzysz wszystkie swoje e-maile, zamiast spędzać czas na decydowaniu, na którą wiadomość zwrócić uwagę!
