Jako menedżer jednym z najważniejszych zasobów jest asystent wykonawczy lub administracyjny. On lub ona może utrzymać porządek w twoim biurze, harmonogram i wywiązać się z codziennych obowiązków.
Ale jej skuteczność ma z tobą wiele wspólnego - jak dobrze ją trenujesz, dzielisz się z nią swoimi oczekiwaniami i przekazujesz jej informacje zwrotne. Potrzeba myślenia i planowania, aby stworzyć środowisko, w którym asystent może dobrze wykonywać swoją pracę (szczególnie dla tych z nas, którzy są przyzwyczajeni do robienia wszystkiego sami!).
Bez względu na to, czy dopiero zaczynasz zarządzanie, czy nie, oto kilka dobrych przypomnień, jak najlepiej wykorzystać ten cenny zasób.
1. Uzbrój go w sukces
Twoja asystentka administracyjna jest po to, aby ułatwić ci życie - ale nie będzie w stanie tego zrobić, jeśli nie będzie wiedziała, jak dokładnie może pomóc. Od samego początku upewnij się, że dasz jej wystarczająco dużo czasu, szkolenia i zasobów, aby mogła się wyróżniać. Podaj instrukcje, czego potrzebujesz i kiedy potrzebujesz, wraz z konkretnymi przykładami tego, czego szukasz. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli twoja asystentka jest nowa - ale pamiętaj, że nawet jeśli jest weteranem, możesz chcieć, aby rzeczy były robione inaczej niż jej ostatni szef. Przejrzystość i zapewnienie podstaw zapewnia oboje wydajność i sukces.
2. Zbuduj relację zaufania
Zaplanuj regularne spotkania ze swoim asystentem w celu omówienia bieżących projektów i aktualizacji statusu. Poinformowanie jej o tym, co dzieje się na innych poziomach firmy, pomoże jej zrozumieć, w jaki sposób jej praca pasuje do szerszego obrazu. A kiedy będzie w stanie docenić to, co robisz, będzie w stanie znaleźć dodatkowe sposoby pomocy w osiągnięciu twoich celów.
3. Przekaż (i weź) opinię
Jeśli twój asystent robi coś, co nie spełnia twoich oczekiwań, nie frustruj się - wskaż, gdzie byłeś niezadowolony, i zaproponuj, w jaki sposób należy postępować inaczej w przyszłości.
Jednak równie ważne jest otwarcie się na jej opinie. Firma jest innym miejscem z jej punktu widzenia, więc umożliwienie jej otwartego dzielenia się przemyśleniami i sugestiami może dać cenne informacje. Ponadto możesz mieć złe nawyki, których nie zdajesz sobie sprawy - na przykład sprzeczne instrukcje ustne i pisemne lub niewystarczające powiadomienie, gdy chcesz zarezerwować dużą salę konferencyjną - które możesz zmienić, aby znacznie ułatwić sobie życie.
4. Pokaż swoją wdzięczność
Świetny asystent zmniejsza obciążenie pracą i sprawia, że dobrze wyglądasz, więc bądź hojny z pochwałami, gdy jest to konieczne. Spotkanie pracowników lub impreza biurowa to świetne miejsce do publicznego okazania uznania, ale także nigdy nie przeocz okazji okazania wdzięczności prostą, słowną „świetną robotą”. Możesz także podarować mu okazjonalne cappuccino lub parę bilety na film. Dobry pracodawca wie, że zadowoleni pracownicy znacznie ułatwiają życie swoim szefom!
5. Zachowaj profesjonalizm
O ile nie zostało to określone podczas rozmowy kwalifikacyjnej, wszystko, o co poprosisz asystenta administracyjnego, powinno być bezpośrednio związane z misją korporacyjną. Chociaż jej ofiarowanie kawy klientowi lub odbiór artykułów biurowych w drodze powrotnej z lunchu nie jest nietypową prośbą, rzeczy do zrobienia, takie jak rezerwacja następnej wizyty u dentysty lub zamówienie zbliżającej się lektury dla twojego klubu książki, jest twoją odpowiedzialnością, a nie jej . Została zatrudniona, aby pomóc ci w sferze zawodowej - więc niech tak będzie.
Pamiętaj, że im bardziej pomagasz swojej asystentce dobrze wykonywać swoją pracę, tym łatwiej będzie jej pomóc z tobą. Bądź najlepszym menadżerem, jakim możesz być, a przygotujesz was oboje do sukcesu.
