Trello to narzędzie do zarządzania projektami w stylu Kanban, które jest wizualnym sposobem na zobaczenie wszystkich zadań, które Ty lub Twój zespół potrzebujesz do wykonania, co ułatwia zobaczenie, co robią wszyscy w danym momencie. Jest także bezpłatny, co oznacza, że jest dostępny dla małych i dużych grup, a także dla osób prowadzących działalność gospodarczą lub chcących śledzić osobiste zadania. Wśród narzędzi do zarządzania projektami, Trello jest jednym z najłatwiejszych w użyciu i implementacji, ale jego pusty interfejs może być nieco zniechęcający. Na szczęście mamy kilka wskazówek, które pomogą Tobie i Twojemu zespołowi jak najlepiej wykorzystać Trello, bez względu na to, co używasz do śledzenia.
Co to jest Kanban?
Styl zarządzania projektem Kanban jest zainspirowany japońskim procesem produkcyjnym, który Toyota wdrożyła pod koniec lat czterdziestych. Celem było zwiększenie wydajności w swoich fabrykach poprzez śledzenie zapasów w czasie rzeczywistym, za pomocą kart, które przechodziły między pracownikami na podłodze. Po wyczerpaniu określonego materiału pracownicy odnotują to na karcie, która trafi do dostawcy, który następnie dostarczy żądany materiał do magazynu. Karty te często nazywane były Kanban, co oznacza znak lub billboard w języku japońskim.
Jak więc to przekłada się na zarządzanie projektem? Oprogramowanie takie jak Trello wykorzystuje tę koncepcję przekazywania kart i umieszczania ich w interfejsie wizualnym, gdzie zadania są układane na planszy i dopasowywane do możliwości pracy zespołu. Najprościej mówiąc, plansza będzie miała trzy sekcje, jak pokazano na powyższym obrazku: do zrobienia, zrobienia (lub w trakcie) i wykonania. Jednak zespoły mogą korzystać z tego narzędzia w każdy sposób, który dla nich działa. Niektóre zespoły mogą preferować prawdziwą deskę, podczas gdy inne chcą wygody wirtualnego rozwiązania, takiego jak Trello.
Jak korzystać z Trello
Trello używa tablic zawierających listy, które składają się z kart. Tablice mogą przedstawiać projekty (przeprojektowanie witryny, remont łazienki), listy mogą być używane do zadań (grafika, kafelki), a karty mogą zawierać pod-zadania lub opcje (wynająć projektanta, rozmiary płytek i kolory).
Gdy już zdecydujesz, jak uporządkować swoje listy, możesz zacząć dodawać karty, które z kolei mogą mieć listy kontrolne i etykiety. Listy kontrolne są sposobem na podzielenie zadań na podzadania. Na przykład, jeśli używasz Trello do planowania wakacji, możesz mieć kartę do restauracji, którą chcesz wypróbować, z listą kontrolną, która obejmuje rezerwację, wyszukiwaniem najlepszych potraw i sprawdzenie, czy jest to przyjazne dla dzieci . Etykiety mogą być używane do reprezentowania statusu karty (zatwierdzonej, przesłanej itp.) Lub kategorii (nauka, technologia, sztuka itd.) Lub dowolnego tagu, który chcesz. Następnie możesz przeprowadzić wyszukiwanie, które wyświetli na przykład wszystkie karty związane z nauką lub wszystkie zatwierdzone karty. Nie musisz jednak dodawać tytułu do etykiety; można również użyć ich do kodowania kolorami (dostępnych jest do 10 kolorów, dostępna jest opcja ślepej próby).
Rozpoczynając pracę i kończąc zadania, można z łatwością przeciągać i upuszczać karty z jednej listy na drugą, a następnie archiwizować karty i listy, gdy interfejs stanie się nieporęczny.
Możesz przypisać karty członkom zespołu, a także dodawać komentarze, załączniki do plików, oznaczenia oznaczone kolorami i terminy. Członkowie zespołu mogą @ wspomnieć o innych w komentarzach, aby rozpocząć rozmowę. Możesz przesyłać pliki z komputera, a także z usług przechowywania w chmurze, takich jak Dysk Google, Dropbox, Box i OneDrive.
Dołączona jest również sprytna integracja poczty e-mail. Każda plansza ma unikalny adres e-mail, za pomocą którego można tworzyć karty (zadania). Możesz także wysyłać załączniki na ten adres e-mail. A najlepiej, gdy otrzymasz powiadomienie e-mail, możesz odpowiedzieć bezpośrednio, zamiast uruchamiać Trello.
Powiadomienia, w tym wzmianki i komentarze, są dostępne w aplikacjach mobilnych, na komputerze i za pośrednictwem poczty e-mail. Trello ma aplikacje na iPhone'a, iPada, telefony z Androidem, tablety i zegarki oraz tablety Kindle Fire.
Trello oferuje ponad 30 dodatkowych funkcji i integracji, które nazywa power-up. Przykłady ulepszeń obejmują widok kalendarza, powtarzacz kart powtarzających się zadań, a także integrację z Evernote, Google Hangouts, Salesforce i inne. Darmowe konta obejmują jedno doładowanie na pokładzie.
Wszystkie podstawowe funkcje Trello są bezpłatne, ale istnieje płatna wersja o nazwie Trello Gold (5 USD miesięcznie lub 45 USD rocznie), która dodaje kilka dodatków, w tym trzy ulepszenia na pokładzie (zamiast jednego). Zawiera również atrakcyjne tła planszowe i naklejki, niestandardowe emoji i większe załączniki (250 MB zamiast 10 MB). Trello oferuje jeden darmowy miesiąc członkostwa w Gold dla każdej osoby, która dostanie się do Trello, do 12 miesięcy.
Jak powiedzieliśmy, na pierwszy rzut oka ustawienie Trello jest nieco onieśmielające, ponieważ nie ma wielu ograniczeń, jak z niego korzystać. Z jednej strony możesz tworzyć deski, które po prostu pokazują, co ukończyłeś, nad czym pracujesz i co dalej. Z drugiej strony możesz wejść głębiej, tworząc listy rzeczy do zrobienia, podzielone na kategorie lub działy.
Możesz używać Trello do śledzenia wszystkiego, od zadań osobistych przez profesjonalne projekty do planowania wydarzeń, ale oto kilka przykładów z prawdziwego świata, które pomogą Ci zacząć.
Używanie Trello do zarządzania renowacją domu
Załóżmy, że planujesz odnowić jeden lub więcej pokoi w domu. Jeśli kiedykolwiek przeszedłeś remont, wiesz, że jest dużo ruchomych części i mnóstwo niespodzianek, bez względu na to, jak starannie się przygotujesz.Porządkowanie wszystkich decyzji, które musisz podjąć w Trello, może pomóc w utrzymaniu projektu na właściwej drodze. Powiedzmy, że planujesz remont kuchni. W takim przypadku możesz utworzyć tablicę o nazwie "Renowacja kuchni", a następnie dodać listy poświęcone każdemu elementowi, który zastępujesz.
Tablica renowacji kuchni może zawierać listy dla:
- Potencjalni kontrahenci
- Każde urządzenie, które wymieniasz
- Szafka
- Blaty i backsplash
- Posadzka
- Instalacja wodociągowa
- Elektryczny
Karty dla każdej listy będą obejmować wymiary, budżet i muszą mieć funkcje, a także wszystkie modele, które rozważasz. Karty do instalacji wodno-kanalizacyjnych mogą obejmować wymianę rur, nową linię wodną, a także szacunkową cenę i związane z tym obawy, takie jak zatrzymywanie wody. Możesz łatwo dołączyć zdjęcia materiałów i urządzeń, które rozważasz, i zamieścić link do wykazu produktów, dzięki czemu możesz wycenić sklep. Po podjęciu decyzji możesz użyć etykiet do nazwania lub kolorowania kodu produktu lub materiału.
Na koniec dla każdej karty możesz utworzyć listy kontrolne. Na przykład, karta lodówki może zawierać listę kontrolną, która obejmuje wyrzucenie starej lodówki i zainstalowanie linii wodnej dla maszyny do lodu.
Jeśli odnawiasz kilka pokoi, po prostu utwórz dla nich planszę i wypisz wszystko, co musisz wziąć pod uwagę; ciągle dodawaj listy i karty oraz przesuwaj elementy w miarę potrzeb.
Zaproś innych członków rodziny do swoich zarządów i przydziel im karty do dystrybucji niezbędnych prac, takich jak badania produktów i cen, planowanie i inna logistyka. Trello ma plan remontu domu publicznego, który można skopiować na własne konto.
Planujesz wakacje z Trello
Podróżowanie z kilkoma członkami rodziny lub przyjaciółmi może szybko się skomplikować. Skorzystaj z Trello, aby wybrać miejsce docelowe, zaplanować zajęcia i zaplanować transport. W takim przypadku możesz mieć jedną tablicę, która zawiera możliwe miejsca do odwiedzenia, a drugą na wycieczkę, gdy już zdecydujesz, gdzie się udać.
Tablica podróży może zawierać listy dla:
- Opcje lotu
- Transport lądowy
- Hotele, oferty Airbnb, wynajem kabin i kempingi
- Atrakcje turystyczne
- Restauracje i sklepy spożywcze
Pod tablicą potencjalnych miejsc docelowych można utworzyć listę dla każdego miejsca, z kartami na czas podróży, budżet, plusy i minusy oraz wszelkie inne uwagi. Listy na planszy podróży obejmują karty dla linii lotniczych, wypożyczalnie samochodów, godną uwagi kuchnię w okolicy oraz atrakcje, takie jak muzea, sklepy i dzielnice do zwiedzania. Jeśli zdecydujesz się na rejs, możesz utworzyć listy rzeczy do zrobienia na pokładzie i planowanych przystanków, a także transport niezbędny do dotarcia na statek. Użyj etykiet, aby wskazać wybrane elementy, lub aby wyróżnić rywali po zawężeniu wyborów. Dodaj listy kontrolne do kart rezerwacji i planowania wycieczek lub imprez rejsowych. Trello ma również publiczną tablicę wakacyjną, którą możesz wykorzystać jako punkt wyjścia.
Śledzenie osobistych celów i projektów
Niezależnie od tego, czy chcesz uporządkować bałagan w domu lub w garażu, zająć się hobby, czy ćwiczyć więcej, możesz z łatwością śledzić je w Trello. Twórz tablice na potrzeby noworocznych rezolucji lub projektów wieloetapowych, takich jak sprzątanie na poddaszu lub organizacja biura domowego.
W przypadku tablicy uchwał należy utworzyć listę dla każdej rozdzielczości, a następnie karty, które można zaimplementować, np. Dołączenie do siłowni, codzienne spacery lub zakup sprzętu do ćwiczeń w domu. Skorzystaj z list na osobistym projekcie, aby podzielić wielkie zadania, z kartami do pod zadań. Na przykład deska do czyszczenia na wiosnę może zawierać listy pokoi i innych obszarów domu. Listy będą zawierać karty do powiązanych zadań, takich jak potrzebne środki czystości, spis przedmiotów, które chcesz sprzedać, podarować lub wyrzucić, oraz zadania, które chcesz zlecić na zewnątrz, takie jak mycie okien lub usuwanie drzew.
Zarządzanie firmą zewnętrzną lub firmą konsultingową
Wreszcie, jeśli prowadzisz własną firmę, Trello może być Twoim najlepszym asystentem. Tablice mogą reprezentować projekty, listy dla każdego etapu lub kamienia milowego oraz karty dla powiązanych zadań. Twórcy Freelance mogą używać Trello do zarządzania scenariuszami i publikowanymi pracami.
Załóżmy, że masz plan projektu do przeprojektowania witryny. Twoje listy mogą zawierać ważne zadania, takie jak zatrudnianie projektanta i inne ważne role, a także kamienie milowe, takie jak wybór schematu kolorów, zarządzanie układami i uzyskiwanie zatwierdzeń po drodze. Karty zawierają proponowane schematy kolorów i układy oraz kroki niezbędne do przygotowania się do spotkań. Niezależny pisarz może mieć deski do pomysłów na opowiadanie, publikacje i marketing. Listy mogą przedstawiać etapy, takie jak proces, przesłane i opublikowane, lub możesz użyć do tego etykiet.
Trello jest prostym, ale potężnym narzędziem i warto spędzać z nim trochę czasu. Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, przejrzyj społeczność użytkowników Trello, która obejmuje tablice publiczne, które możesz skopiować na swoje konto.
