Każdy, kto wysyła i otrzymuje setki wiadomości e-mail w tygodniu, rozumie wartość klarowności w odpowiedziach i przekazach. Długie e-maile z wątkami, w których każda odpowiedź cytuje całą poprzednią lub oryginalną wiadomość, są trudne do naśladowania, ale e-mail odnoszący się do poprzedniej wiadomości bez wskazania, co to dotyczy, marnuje twój czas, gdy starasz się zapamiętać pierwotny punkt nadawcy . Gdy odpowiadasz na wiadomość e-mail, powinieneś cytować otrzymaną wiadomość, ale tylko tyle, ile jest konieczne do ustalenia kontekstu.
Jak wycenić adres e-mail w swojej odpowiedzi
W zależności od dostawcy poczty e-mail lub aplikacji możesz wskazać część wiadomości e-mail, którą chcesz podać, zanim ją klikniesz lub klikniesz Odpowiadać lub Naprzód przycisk. Zostanie otwarte pole zwrotne z podświetlonym cytatem znajdującym się już w treści wiadomości e-mail. Po prostu dodaj swoją odpowiedź i wyślij ją po drodze. MacOS i iOS Mail działają w ten sposób.
Niektóre programy pocztowe, w tym Yahoo! Poczta i Gmail nie pozwalają po prostu wyróżnić części do cytowania w odpowiedzi. Trzeba zacytować całą długość tekstu z wiadomości e-mail, a następnie ręcznie usunąć części, których nie chcesz z odpowiedzi.
W niektórych przypadkach możesz skopiować część wiadomości e-mail, którą chcesz zacytować i wybrać Wklej jako cytat lub podobne. W prawie wszystkich przypadkach cytowane informacje są wcięte, aby ułatwić rozpoznanie. W niektórych programach pocztowych cytowany materiał pojawia się w innym kolorze.
Jak pracować z wyceną w e-mailu
Etykieta e-mailowa generalnie podąża za pewną kolejnością w odniesieniu do sekcji wiadomości. Rozpocznij swój e-mail z zwrotem grzecznościowym i komentarzem wprowadzającym. Następny jest przytoczony materiał. Następnie twoja odpowiedź na cytat pojawia się poniżej tego.
Jeśli odpowiadasz na więcej niż jeden punkt, wklej jedną część cytatu w linii, a następnie odpowiedz na tę część tylko w poniższym wierszu. Następnie wklej inną część cytowanego e-maila i odpowiedz na tę część w poniższym wierszu. Powtórz ten wzorzec, jeśli masz więcej cytatów i komentarzy do wykonania w odpowiedzi lub do przodu. Naśladuje naturalny przepływ konwersacji i ułatwia śledzenie wątku dla odbiorców wiadomości e-mail.
