Czy kiedykolwiek zdarzyło ci się odczuwać przerażenie późnym popołudniem, kiedy patrzysz na pracę, którą wykonałeś do tej pory, i myślisz: „Dlaczego zajmuje mi to tak dużo czasu, jak powinno?”. A potem, kiedy dzień się kończy godzinę lub dwie później jesteś zdumiony, że nie wydałeś go bardziej produktywnie. Byłam tam. W niektóre dni miałem wrażenie, że tak ciężko pracuję, ale niewiele zrobiłem.
Pewnego dnia uderzyło mnie to: istnieje duża różnica między pracą a produktywnością. Tak, tak, wszyscy już to słyszeliśmy. Ale czy naprawdę to przemyślałeś i zastanawiałeś się nad tymi czasami, gdy siedzisz przy komputerze przez cały dzień, ale nie kończysz na tym zbyt wiele?
Tak? Oto najczęstsze powody, dla których to się przytrafia (raz po raz):
Problem 1: Ustawiono zbyt wiele priorytetów
Kto nie odpowiedział na „Jak się masz?” Na „Zajęty!” To nie tyle brak priorytetów (co częściej prowadzi do bezczynności), ale zbyt wiele z nich. Kiedy kładziesz ten sam nacisk na pracę, życie rodzinne, lunch, ćwiczenia, spędzanie czasu z przyjaciółmi, wolontariat, aktualizowanie profili w mediach społecznościowych, czytanie każdego ranka trzech gazet - zaczynasz wiele projektów i kończysz bardzo niewiele.
Rozwiązanie: Wytnij swoją listę
Samo słowo „priorytet” oznacza, że zdecydowałeś, że coś jest ważniejsze niż wszystko inne. Tłumaczenie: Nie możesz mieć 20 „priorytetów”. Posiadanie tylko trzech lub czterech ważnych pozycji na liście pomoże ci osiągnąć znacznie więcej. Zaczniesz widzieć, że produktywność jest mierzona raczej na podstawie tego, ile realnej pracy wykonujesz na kilku projektach, a nie na podstawie powierzchownego postępu w wielu projektach. Masz problem z określeniem, co powinieneś postawić na pierwszym miejscu? Ten artykuł jest świetnym punktem wyjścia.
Problem 2: Próbujesz dopasować się do wszystkich spotkań
Czy zawsze spóźniasz się i zmieniasz godziny spotkań (lub je całkowicie anulujesz!) W ostatniej chwili? Prawdopodobnie dlatego, że nadmiernie się angażujesz i próbujesz to zrównoważyć, wciskając zlecenia w realistyczne przedziały czasowe. Wiesz, co mam na myśli: rezerwowanie trzech spotkań o statusie jeden do drugiego z pięciominutowymi przerwami między nimi, mimo że rozmowy mogą się przeciągać i przechodzisz od jednego końca biura do drugiego. Wygląda na to, że maksymalnie wykorzystujesz swój czas, ale w końcu jesteś tak zajęty byciem zajętym, że tracisz cenne możliwości, aby faktycznie posunąć projekt do przodu.
Rozwiązanie: powiedz „Nie” więcej
Pierwszym krokiem jest uznanie, że „nie” nie jest najgorszą rzeczą, jaką możesz powiedzieć. W rzeczywistości „Tak, będę tam”, a następnie „Przepraszam, spóźniłem się 20 minut!” Faktycznie robi gorsze wrażenie. Jeśli spędzasz cały dzień na przemierzaniu jednego spotkania do następnego, a następnie marnowaniu czasu na przepraszanie i wyjaśnianie, zakończysz popołudnie wyczerpany i czujesz, że nie osiągnąłeś wszystkiego, co zamierzałeś zrobić.
Bądź ze sobą szczery w kwestii terminów, wymaganego czasu, sposobu, w jaki pasuje twój zestaw umiejętności i podobnych szczegółów, aby określić, na co powinieneś poświęcić swój czas. Nauczysz się strategicznie mówić „tak”, a nie „tak” we wszystkim.
Problem 3: Ciągle rozprasza Cię Internet
Ile czasu minęło, odkąd sprawdziłeś swój e-mail lub Facebook? Bądźmy szczerzy: czy te witryny są otwarte w innej zakładce w tym momencie? W rzeczywistości przeciętna osoba ma pięć kont w mediach społecznościowych i codziennie spędza w tych sieciach prawie dwie godziny. Biorąc pod uwagę fakt, że większość ludzi pracuje przez osiem godzin, to prawie jedna czwarta twojego dnia!
Rozwiązanie: ćwicz samokontrolę (lub, bardziej realistycznie, instaluj aplikacje, aby ograniczyć użycie)
Ostatecznym sposobem ochrony przed rozproszeniem online jest ćwiczenie samokontroli. Jeśli twoja praca nie wymaga ciągłego dostępu przez e-mail, ustaw wyznaczony czas, aby je sprawdzić, najlepiej nie podczas „złotych godzin”. Dla mnie to popołudnie, kiedy zaczynam czuć się zmęczony pisaniem i trudnością zachowaj motywację. Właśnie wtedy spędzam około 30 minut na odpowiadaniu na nieistotne e-maile, które wcześniej zignorowałem, przeglądając wiadomości społecznościowe i czytając kilka postów na blogu.
Oczywiście, w niektóre dni chcę po prostu wysyłać e-maile, sprawdzać Facebooka i nic więcej nie robić. W tym momencie użyję systemu blokowania, który uniemożliwia mi dostęp do niektórych stron internetowych w wyznaczonych porach dnia. Podoba mi się wtyczka Focus do przeglądarki, ale istnieje wiele innych systemów blokujących, zarówno darmowych, jak i płatnych, które załatwią sprawę.
Problem 4: Jesteś wielozadaniowy
Skakanie między zadaniami, wpatrywanie się w długie listy rzeczy do zrobienia i próba wykonania wielu zadań jednocześnie prowadzą do intensywnego życia. Trudno cokolwiek zrobić, gdy próbujesz zrobić wszystko naraz. Kiedy tak wiele się dzieje wokół ciebie, nic dziwnego, że masz wrażenie, że toniesz.
Rozwiązanie: Wypróbuj inną strategię
Z przodu zajmuje kilka dodatkowych minut, jednak podejście do każdego zadania z uwagą i jasnością da lepszy produkt końcowy. Ilekroć masz ochotę przejść do innego zadania, zadaj sobie pytanie: czy warto teraz przełączać tryby? Czy muszę zrobić sobie przerwę? Czy też jestem teraz w strefie i po prostu daję się rozproszyć mojej stale rosnącej liście rzeczy do zrobienia?
Biorąc pod uwagę to, co wiemy o wielozadaniowej stracie czasu, prawdopodobnie lepiej przetestować metodę produktywności, taką jak Technika Pomodoro lub Metoda działania, jeśli czujesz, że musisz osiągnąć wiele różnych rzeczy w ciągu zaledwie kilku godzin.
Problem 5: Oczekujesz, że wydajność się wydarzy
Przepraszam, ale to nie takie proste. Chodzenie do pracy i bycie produktywnym wydaje się fałszywie identyfikowane jako synonimy. Ludzie zakładają, że kiedy przejdą przez drzwi, poczują magiczną motywację do zrobienia czegoś.
Rozwiązanie: znajdź system, który Ci odpowiada
Istnieje więcej niż jeden sposób na zorganizowanie listy rzeczy do zrobienia. Nawet różne aplikacje do planowania mają różne cele (aka, nie tylko używanie Wunderlist do zapisywania wszystkich pojedynczych rzeczy w głowie nie jest najskuteczniejszym sposobem obsługi wszystkich projektów).
Aby dowiedzieć się, czy nowy system działa, prowadź dziennik wydajności, w którym śledzisz, o której porze dnia najlepiej pracowałeś, co pomogło ci wykonać różne zadania i jak się czułeś po wyjściu z biura. Z biegiem czasu możesz spojrzeć wstecz, znaleźć wzorce i określić, gdzie potrzebne są ulepszenia. Istnieje tak wiele systemów i aplikacji, że musi być tylko jeden dla Ciebie. Niezależnie od tego, czy jest to tak proste, jak odtwarzanie hałasu z otoczenia na słuchawkach blokujących hałas, czy tak złożone, jak wiele dodatków do przeglądarki.
Wydajność jest tak dobra, jak wysiłek, jaki chcesz w to włożyć. Ale, jak mówi trener koszykówki John Wooden: „Nie myl aktywności z osiągnięciami”. Kiedy wkładasz pracę, aby stać się bardziej produktywną jednostką, pamiętaj o celu końcowym: Musisz poświęcić czas i wysiłek, aby zrobić wszystko wskazówki i triki, które usłyszysz dla Ciebie.
