Bądźmy szczerzy. Fakt, że Gmail pozwala podzielić skrzynkę odbiorczą na pięć podfolderów, może oznaczać tylko jedno: większość otrzymywanych e-maili to bzdury. A kiedy wysyłasz notatkę do kolegi, szefa lub menedżera ds. Zatrudnienia, prawdopodobnie trafia gdzieś pomiędzy coś krytycznego a spam Viagry lub GIF-y BuzzFeed.
Jak więc upewnić się, że wiadomość zostanie zauważona i - co ważniejsze - przeczytana? Postaw się w sytuacji odbiorcy i upewnij się, że każdy e-mail, który napiszesz, odpowiada na te pięć pytań.
1. Dlaczego powinienem to otworzyć?
Twój temat to identyfikator dzwoniącego e-maila - określi, czy zostanie odebrany, czy zignorowany. Podaj konkretny i bezpośredni sposób, aby odbiorca dokładnie wiedział, czego może oczekiwać od wiadomości. Jeśli będziesz potrzebować współpracownika, aby przekazać mu informacje zwrotne do wtorku, nie chowaj notatki w ostatniej linii. Tytuł e-maila „Odpowiedz do wtorku: notatki z dzisiejszego spotkania” zamiast „Hej” (co jest e-mailem odpowiadającym usłyszeniu „musimy porozmawiać”).
Jeśli ubiegasz się o pracę, użyj słów kluczowych, takich jak nazwa stanowiska lub doświadczenie, aby się wyróżnić. Pisanie „Community Manager z 4-letnim doświadczeniem” to krótki i słodki sposób na przedstawienie swoich referencji z góry.
2. Kim jesteś
Jeśli piszesz do kogoś po raz pierwszy - na przykład do menedżera ds. Zatrudnienia lub kogoś, kogo słyszałeś, że przemawiał na imprezie, ale się nie spotkał - zechcesz jak najszybciej nawiązać kontakt. Na przykład, zanim napisałem zimny e-mail do firmy na temat wolnych stanowisk, dowiedziałem się, że zarówno założyciel, jak i ja uczęszczaliśmy na tę samą uczelnię. Umieszczam „Yale ałun” zarówno w moim temacie, jak i w pierwszym zdaniu mojego e-maila; Otrzymałem odpowiedź i umówiłem się na wywiad w ciągu 48 godzin.
Skorzystaj z dowolnej wspólnej płaszczyzny - szkół, wspólnych znajomych lub zainteresowań, stowarzyszeń zawodowych - aby poinformować odbiorców, że warto się z nimi skontaktować. Lub jeśli pracujesz w dużej firmie i kontaktujesz się z dyrektorem, którego spotkałeś wcześniej, szybkie przypomnienie, kiedy i gdzie ostatnio się łączyłeś, pomoże ożywić jej pamięć.
3. Czego potrzebujesz?
Właśnie dlatego piszesz w pierwszej kolejności! Czas na wielkie wyjaśnienie, prawda? Jeszcze nie. Staraj się być klarowny i przekonujący w jednym lub dwóch zdaniach. W pracy pomyśl o swoim e-mailu jako o krótkim początkowym kontakcie, który może nawiązać rozmowę na żywo przez telefon lub osobiście, jeśli konieczne jest dodatkowe wyjaśnienie.
Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku zimnych wiadomości e-mail, gdy odbiorca nie oczekuje Twojej wiadomości. Jeśli piszesz, aby poprosić o spotkanie przy kawie, bądź konkretny, ale zostaw miejsce na intrygę. Na przykład napisz: „Chciałbym podzielić się tym, czego nauczyłem się na temat content marketingu, a także dowiedzieć się, w jaki sposób mogę przyczynić się do twoich bieżących projektów”. Pamiętaj: zapracowani ludzie nie chcą, aby ich mózg był „wybierany”, chcą by stać się mądrzejszym poprzez wymianę pomysłów.
4. Co to dla mnie znaczy?
Pomyśl o swoim e-mailu jako o transakcji: to, czego oczekujesz od odbiorcy, powinno przynieść jej tyle samo korzyści, co tobie. W pracy wszyscy szukamy aprobaty od naszych współpracowników, menedżerów i klientów. W jaki sposób prośba o pomoc może pomóc odbiorcy w osiągnięciu tego celu? Wyraźnie wyrażaj: „Mogę być atutem dla twojego zespołu”, „może to pomóc w jaśniejszym przedstawianiu twoich pomysłów”, a nawet „opinie klientów wskazują, że szukają takich rozwiązań”.
5. Czy docenisz to?
Przy tak wielu bezosobowych wiadomościach e-mail przychodzących do naszych skrzynek odbiorczych każdego dnia wyróżnij się, pokazując ludzkość. Niezależnie od tego, czy zwracasz się do kolegi, czy do zimnego kontaktu, poprosisz tę osobę o czas na dokładne przesłanie wiadomości e-mail. Pokaż, że doceniasz ten wysiłek, podpisując się pod hasłem „dziękuję” lub „szczerze” (poważnie, „najlepsze” jest zbyt mylące). Mała etykieta bardzo pomoże uzyskać pożądaną odpowiedź.
Zachowaj te pytania w notatce „Post-it” i sprawdź przed nimi swoje wiadomości przed wysłaniem. Nie tylko opanujesz e-maile, ale będziesz cholernie dobrym komunikatorem w każdym profesjonalnym otoczeniu.
