Czy nie lubisz tylko narzędzi, skrótów lub hacków, które pomagają szybciej i wydajniej wykonywać zadania? W końcu, kto chce spędzać więcej czasu na robieniu czegoś, niż jest to absolutnie konieczne?
W związku z tym, oto trzy niesamowite akronimy w miejscu pracy, które powinieneś znać - wszystkie z nich oferują ramy, które pomogą Ci się skupić i skupić na punkcie bez względu na to, nad czym pracujesz.
1. OHIO: obsługiwać tylko raz
Ile razy otwierasz wiadomość e-mail, aby wrócić i przeczytać ją ponownie? Może trzy lub cztery razy?
To bardzo bezproduktywna praca, chyba że głęboko zastanawiasz się nad tym. Biorąc pod uwagę, że eksperci twierdzą, że tylko 20% naszej wiadomości e-mail jest w rzeczywistości niezbędne dla naszej pracy, wielokrotne dotykanie jej tylko pogarsza sytuację.
Zamiast tego OHIO! Otwórz raz i zrób coś z tym. (Nawiasem mówiąc, działa to również w przypadku dokumentów, poczty przychodzącej lub czegokolwiek innego). Wypróbuj te przydatne wskazówki z Getting Things Done, aby efektywniej obsługiwać pocztę e-mail lub papierową.
- Nie potrzebujesz tego? Usuń to!
- Jeśli chcesz go zachować, ale nie musisz podejmować natychmiastowych działań, zgłoś go.
- Jeśli potrafisz od razu zacząć działać - pomyśl o wiadomościach, na które odpowiedź zajmuje mniej niż dwie minuty - wystarczy.
- W przypadku wiadomości z prawdziwą zawartością pracy musisz ustalić priorytety i spędzić czas, zapisać je w folderze „akcji”, a następnie wrócić, gdy będziesz gotowy do skoncentrowanej pracy w tym obszarze.
2. FIOSP: Fakty, problem, cel, strategia, plan
Wiele lat temu mentor udostępnił mi ten proces i używam go cały czas do rozwiązywania problemów lub rozwiązywania problemów. To ogromna pomoc w uporządkowaniu moich myśli i opracowaniu wspólnego planu działania, niezależnie od tego, czy pracuję nad własnym projektem, czy z zespołem.
Następnym razem, gdy będziesz mieć do czynienia z kryzysem pracy, musisz rozwiązać JAK NAJSZYBCIEJ, spróbuj tego:
Fakt
Zacznij od uporządkowania faktów. Możesz mieć ochotę pójść do założeń, spostrzeżeń lub opinii, wskoczyć w rozwiązania, a nawet obwiniać źródło problemu. Ale podczas rozwiązywania problemów twoje rozwiązania muszą być osadzone w faktach.
Załóżmy na przykład, że próbujesz rozwiązać problem klienta, który jest niezadowolony z usług call center świadczonych przez Twoją firmę. Oto fakty:
Czas reakcji w call center działa przy 60% połączeń odebranych w ciągu dwóch minut. Nasza umowa mówi, że musimy odebrać 80% połączeń w ciągu dwóch minut.
Kwestia
Po ustaleniu faktów w sprawie należy podać problem związany z faktami. Ponownie trzymaj się z dala od winy i spójrz na konsekwencje faktów:
Klient jest zalewany skargami pracowników na nasze usługi, co naraża nasze przyszłe umowy z nimi na ryzyko. Ponadto niezgodność z umową kosztuje grzywnę w wysokości 1000 USD dziennie.
Cel
W tym miejscu jasno określasz, jaki dokładnie jest twój cel w danej sytuacji. Pomoże to zidentyfikować luki między faktami a celami.
Naszym celem jest odebranie 80% wszystkich połączeń w ciągu dwóch minut zgodnie z umową, usunięcie obecnego zaległości i powstrzymanie nakładanych kar.
Strategia
Teraz cofasz się i patrzysz na ogólny obraz: w jaki sposób problemy pasują do faktów - i jakie powinny być właściwe działania naprawcze.
Naszą strategią jest naprawienie niskiej wydajności poprzez zatrudnienie przeszkolonego personelu rezerwowego, wydłużenie godzin call center o dwie godziny każdego dnia w tym tygodniu oraz, w razie potrzeby, wykonywanie połączeń z dobrze wyszkolonym centrum przelewowym.
Plan
Po zidentyfikowaniu strategii są to taktyczne kroki, które należy podjąć, aby ją wdrożyć. Tutaj możesz przypisać zadania i harmonogramy według potrzeb.
Zarządzanie kontem
- Zapoznaj się z planem działań naprawczych z klientem przed zakończeniem działalności już dziś.
- Zapewniaj aktualizacje dla klientów co 24 godziny, aż poziomy usług zostaną przywrócone do zgodności.
Operacje
- Dostosuj systemy, aby pomieścić dziś dwie dodatkowe godziny pracy COB.
- We wtorek zadzwoń do trzech dodatkowych pracowników pełnoetatowych.
Prawny
- Przejrzyj konsekwencje niezgodnej umowy i oceń szkody do tej pory.
Korzystając z tej struktury, możesz szybko i łatwo przejść od bólu głowy do rozwiązania, prowadząc swój zespół do bardziej produktywnej rozmowy na temat rozwiązywania dylematów w miejscu pracy.
3. BRAN: Korzyści, ryzyko, alternatywy, nic
Nie, nie mówię tu o płatkach! Jest to szybki akronim pomagający ocenić zalety, wady i konsekwencje dla podjęcia decyzji.
Powiedzmy na przykład, że Twój dział stara się zdecydować, czy zatrudnić nowego pracownika do pomocy w kampaniach w mediach społecznościowych.
Spójrzmy na BRAN.
Korzyści
- Zwiększaj wrażenia i świadomość marki, tworząc spójną obecność w pięciu najpopularniejszych serwisach społecznościowych, z których korzystają nasi odbiorcy.
- Rozwijaj naszą listę mailingową.
- Zwiększ liczbę wyświetleń strony internetowej.
- Trzymaj nas w czołówce rynków mediów społecznościowych.
Ryzyko
- Trudno jest zmierzyć ROI w kampaniach w mediach społecznościowych. Skąd będziemy wiedzieć, czy to działa?
- Dodaje liczbę pracowników i wydatki związane z nowym zatrudnieniem.
- Nie jestem pewien, czy świadomość marki społecznościowej przyczyni się do wzrostu klientów lub przychodów.
Alternatywy
- Przypisz media społecznościowe do istniejących pracowników na mniejszą skalę i mierz wyniki.
- Znajdź taniego stażystę, który sprawdzi się podczas lata.
- Podziel się kosztami menedżera mediów społecznościowych z innymi działami organizacji.
Nic
- Kontynuuj status quo dzięki bieżącym działaniom marketingowym, nie dodawaj liczby pracowników ani zakresu, i nie wprowadzaj żadnych zmian, aby rozwijać element mediów społecznościowych.
Pamiętaj, że zawsze możesz nic nie robić. Czasami „jeszcze nie” jest wystarczająco dobrą odpowiedzią, dopóki nie zgromadzisz więcej informacji, więcej funduszy lub wyraźniejszego zestawienia świadczeń.
Miejsce pracy może być często skomplikowane, ale korzystanie z ram i narzędzi może pomóc w przezwyciężeniu tej złożoności - oraz w uzyskaniu rozwiązań i decyzji, które lepiej służą Tobie i Twojej pracy!
