E-mail, jak każda forma komunikacji, jest sprawą osobistą. Sposób sprawdzania, zarządzania i wysyłania wszystkiego, od jedno-liniowych po elektroniczne pociski, jest często połączeniem preferencji i przyzwyczajeń.
Biorąc to pod uwagę, istnieje kilka praktycznych zasad, które powinniśmy wszyscy stosować, aby w pełni wykorzystać naszą komunikację e-mail, naszą produktywność i nasz czas. Zapoznaj się z trzema typowymi błędami skrzynki odbiorczej, z tego, jak krzywdzą cię w pracy i jak wprowadzić zmiany w celu lepszego zarządzania pocztą e-mail.
Błąd nr 1: pozostawianie wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej
Zacznę od najbardziej kontrowersyjnego: pozostawienia wszystkich e-maili w skrzynce odbiorczej. Wiem, że uważasz, że to wszystko tak samo, niezależnie od tego, czy zostawiasz e-maile w skrzynce odbiorczej po ich rozwiązaniu, czy nie, ale twój mózg zaczyna się różnić. Badanie przeprowadzone w 2011 r. Przez Princeton's Neuroscience Institute wykazało, że „gdy w twoim otoczeniu panuje bałagan, chaos ogranicza twoją zdolność koncentracji”. Dotyczy to również środowiska wirtualnego; im więcej e-maili zobaczysz - nawet tych, które już nie mają znaczenia - tym więcej czasu twój mózg poświęci podświadomie na ich myślenie.
Badanie sugeruje, że zmniejszenie bałaganu w skrzynce odbiorczej sprawi, że będziesz mniej rozproszony, bardziej produktywny i lepiej zdolny do przetwarzania informacji. Jeśli nie jest to dobry powód, aby odkładać te 3679 starych e-maili w skrzynce odbiorczej, nie wiem, co to jest.
Jak dokonać zmiany
Zacznij używać skrzynki odbiorczej tylko do nowej poczty. Jeśli skończysz z e-mailem, należy go zarchiwizować, zarchiwizować lub usunąć (patrz poniżej, z którego należy korzystać, kiedy). Zawsze możesz później wyszukać dowolny e-mail.
Błąd nr 2: usuwanie, kiedy należy archiwizować lub archiwizować (i odwrotnie)
Teraz, kiedy używasz skrzynki odbiorczej tylko do nowej poczty (hurra!), Pytanie brzmi: co powinieneś zrobić ze wszystkimi e-mailami, z którymi skończyłeś?
Dostępne opcje to: a) usunięcie lub b) plik w odpowiednim folderze (lub archiwum dla użytkowników Gmaila). Wiele osób popełnia błąd zbyt daleko posuwając się do skrajności: usuwając wszystkie wiadomości lub zachowując je wszystkie. Prawda jest taka, że zdrowa równowaga jest najlepszym rozwiązaniem. Gromadzenie wiadomości e-mail, których nie potrzebujesz, przyczynia się do ograniczenia miejsca na koncie e-mail i utrudnia znalezienie wiadomości e-mail, które chciałeś zachować podczas ich wyszukiwania. I nadmierne usuwanie? Możesz skończyć jak mój przyjaciel, który usunął e-mail z potwierdzeniem lotu i prawie przegapił swój lot.
Jak dokonać zmiany
Gdy skończysz pisać wiadomość e-mail, zastanów się, czy możesz chcieć uzyskać do niej dostęp w przyszłości. Jeśli nie: czas na usunięcie. Jeśli tak: zarchiwizuj lub złóż plik!
Błąd nr 3: Używanie skrzynki odbiorczej jako listy rzeczy do zrobienia
Dla osób, które nie lubią list rzeczy do zrobienia, łatwym rozwiązaniem (a przynajmniej tak im się wydaje) jest użycie skrzynki odbiorczej jako jednej. Teraz, jeśli chodzi o standardowe zadania związane z pocztą e-mail, takie jak „Odpowiedz na wiadomość e-mail Jerry'ego o terminach spotkań”, myślę, że ci ludzie nie żyją. Te zadania w ogóle nie powinny znajdować się na liście rzeczy do zrobienia, należy na nie odpowiedzieć w ramach normalnej działalności.
Ale w przypadku prawdziwych zadań, takich jak „Utwórz propozycję dla nowego klienta” lub „Wynagrodzenie za wynajem biura”, zdecydowanie zalecam znalezienie systemu list zadań do zrobienia, który będzie dla Ciebie odpowiedni, i trzymanie się go. Czemu? Ponieważ jeśli chcesz wykonywać najważniejsze zadania każdego dnia, musisz mieć możliwość ustalania priorytetów i koncentrowania się na liście spraw. Używanie skrzynki odbiorczej jako listy rzeczy do zrobienia oddaje Twój czas w ręce innych osób. Z każdym nowym adresem e-mail pojawia się nowe zadanie, niezależnie od tego, czy Ci się to podoba, czy nie. Ale konieczność świadomego dodania zadania do listy rzeczy do zrobienia jest okazją do ustalenia, czy naprawdę powinieneś teraz to robić, zamiast wykonywać inne prace.
Nadal nie jesteś przekonany? Jill Duffy, Leo Babauta i Jesse Garner również doskonale do tego nadają.
Jak dokonać zmiany
Przejrzyj swoją skrzynkę odbiorczą i wyciągnij dowolne czynności do wykonania. Jeśli to jedyna rzecz, która sprawia, że ten e-mail jest godny skrzynki odbiorczej, zarchiwizuj, złóż plik lub usuń teraz. I OK, jeśli naprawdę nalegasz na używanie skrzynki odbiorczej jako listy rzeczy do zrobienia, wypróbuj Mailbox, aplikację, która może pomóc w przekształceniu wiadomości e-mail w zadania i wyciągnięcie ich ze skrzynki odbiorczej.
