Jak większość z was, nie pamiętam życia zawodowego (a tym bardziej osobistego), w którym nie korespondowałem przez e-mail. W przeważającej części jest to skuteczny i prosty sposób komunikacji, a przy prawidłowym użyciu oszczędza czas, odpowiada na pytania i nawiązuje połączenia. Wystarczy powiedzieć, że nie wierzę, że mógłbym bez tego żyć.
Niestety, z uwagi na łatwość wysyłania wiadomości e-mail i szybkość, z jaką wielu z nas jest przyzwyczajonych do wysyłania, przekazywania lub odpowiadania, pojawia się kilka przeszkód na drodze, jeśli chcesz. Mam małą tolerancję na nieostrożne błędy, takie jak błędnie napisane słowa (większość programów ostrzega cię o tego rodzaju literówkach z zawijasową czerwoną linią), mówiąc, że idziesz do kogoś, a potem zapominasz o tym. To terytorium amatorskie. (Chociaż mamie wybaczono, że od czasu do czasu wysyłają mi wiadomości wielkimi literami).
Poważnie, ponieważ forum jest często najważniejszym sposobem komunikowania się z klientem, szefem lub osobą z sieci, konieczne jest, aby dobrze to zrobić. I to nie tylko dla tych, którzy się tam trzymają, ale także dla siebie - nienawidziłbyś, aby odbiorca nie trafił w sedno wiadomości, ponieważ koncentruje się na (możliwym do uniknięcia) błędzie. Dzisiaj literówka traci trochę szacunku u współpracownika, jutro może równie dobrze stracić możliwość pracy z osobą, którą spotkasz na konferencji.
Przed nami trzy niewiarygodnie podstawowe błędy, które możesz popełnić, nie zdając sobie sprawy z tego, jak bardzo nieprofesjonalne sprawiają, że patrzysz na czytelnika.
1. Zapomniałeś dołączyć
Trener kariery Rajiv Nathan jest bardzo wdzięczny za podpowiedzi w Outlooku i Gmailu, które informują, że masz zamiar wysłać wiadomość bez załącznika, gdy wyraźnie oświadczasz, że w rzeczywistości coś dołączasz. Czemu? Ponieważ przed ich istnieniem regularnie popełnił poważny błąd polegający na tym, że nie przywiązał się - ani razu, nie dwa razy, ale trzy razy!
Nathan przyznaje, że na początku swojej kariery miał straszny nawyk pośpiechu przez pracę. W rezultacie często wysyłał e-maile z informacją: „Proszę zobaczyć załączony plik” bez faktycznego załączania go. Nathan pamięta, że wysłał niezbędne informacje: „Przepraszam za to! Proszę bardzo! ”Niestety, nie zawsze się tam kończyło. „Wreszcie, po trzecim śledzeniu (i czwartym e-mailu) załączyłem to cholerstwo”, wspomina Nathan.
„Zdecydowanie nie jest to dobry wygląd” - przyznaje Nathan. W rzeczywistości był to tak regularny problem, że podczas jednego z jego przeglądów wydajności oznaczono go jako wymagającego poprawy w tym obszarze. Od tego momentu Nathan przykleił pasek papieru na górze ekranu z napisem: „Czy załączyłeś plik?”
Zachowaj szczególną ostrożność, wspominając o „załączonym”, aby przydatne podpowiedzi („Powiedziałeś załączony? Czy mimo to wysłać?”) Pojawią się przed wysłaniem e-maila. Każdemu wolno wpadać tu i tam, ale przyzwyczaj się do tego nieostrożnego zachowania, a zaczniesz zyskać reputację jako niezdolny do wykonania tego podstawowego zadania.
2. Wciąż idziesz
Jednym z moich najbliższych przyjaciół jest prawnik, który rozlicza się za godzinę. W związku z tym jest przyzwyczajona do pisania oszczędnego i nie dudni. Mógłbym wziąć od niej lekcję.
Jenny Foss, trenerka kariery Muse, podkreśla, jak ważne jest mówienie tego, co musisz powiedzieć, i nic więcej. Wyjaśnia: „Niemożność wypowiedzenia tego, co musisz powiedzieć - zwięźle i biorąc pod uwagę czas odbiorcy - może łatwo zirytować kogoś, kto byłby skłonny Cię wysłuchać lub nawet z przyjemnością wysłuchać”.
Jest to szczególnie ważne, jeśli „wysyłasz wiadomość e-mail z prośbą o przysługę, wkład, wsparcie lub nawet po prostu dotknąć bazy lub zadać pytanie”. Pomimo tego, jak przydatne może być strzelanie w tę iz powrotem, otrzymało się być prawdziwym zacięciem dla niektórych osób, a Foss ostrzega, aby „pamiętać, że osoba otrzymująca bardzo dobrze może znaleźć e-mail (ogólnie) zmorę swojego istnienia. Ta osoba może być do północy przez większość nocy, próbując wydobyć się z zalewu wiadomości e-mail. ”Dlatego mówi, że musisz starannie prezentować swoje pomysły lub ryzykować, że będziesz wyglądać„ nieprofesjonalnie lub wręcz bezmyślnie ”. Nieszczęście Nathana, które spowodowało wysłanie kilku kolejnych notatek bez załączników: „nie, na miłość boską, wysyłaj trzy e-maile jedna za drugą. Zbierz swoje myśli i wyślij jedno - podsumowuje Foss.
Zrozumienie mówienia tylko tego, czego potrzebujesz w prosty sposób, może wymagać praktyki, ale na dłuższą metę jest warte wysiłku. Przed wysłaniem zapoznaj się z tym, co piszesz, i wytnij wszystko, co niepotrzebne, takie jak słowa, wiersze, a nawet całe akapity, które powtarzają lub zwracają tylko to, co już powiedziałeś. Przesadne wyjaśnienie może być kuszące, ale częściej twoje próby będą wydawać się powtarzalne. Nauka pisania z celowością i poczuciem kierunku będzie dobrze służyć w wielu profesjonalnych korespondencjach e-mail. Czytelnik podziękuje za zwięzłość i będzie o wiele bardziej prawdopodobne, że odpowie rzeczowo - zamiast pozwolić, aby zbyt długa wiadomość pozostała nieprzeczytana w konkurencyjnej skrzynce odbiorczej.
3. Niepoprawnie przeliterowałeś nazwisko osoby
Nie, po prostu nie. Nie ma absolutnie usprawiedliwienia dla pisania do kogoś i błędnego wpisywania jego imienia i nazwiska. Wszyscy mamy swoje zwierzaki i to moje, ale jestem pewien, że nie jestem sam. Oto rzecz, moje imię - i poprawna pisownia - jest w moim podpisie i na moim adresie e-mail, który jest dobrze widoczny dla nadawcy. Jestem tak wrażliwy na ten problem, że regularnie sprawdzam pisownię nazw, które zazwyczaj mają więcej niż jedną opcję (Kristin, Stephen, Mark, Carrie itd.), Zanim nacisnę przycisk wysyłania.
Czy zajmuje to dwie dodatkowe sekundy? Pewnie. Ale oczywiście w wielkim schemacie rzeczy nie ma wcale czasu. Wolę to zrobić za pierwszym razem, niż przeprosić za mój nieostrożny błąd. Jeśli jesteś tak zajęty, że nie możesz nawet podać nazwiska osoby, do której się zwracasz, to co jeszcze musisz zrobić pośpiesznie? To właśnie będzie się zastanawiać twój czytelnik. Ten niewielki i niewątpliwie prosty błąd mówi wiele o innych możliwościach. Dlatego dokładnie sprawdź swoją pracę i poprawnie zwróć się do tej osoby.
Prawdopodobnie wysyłasz i odbierasz wiele e-maili w danym dniu. Unikaj drobnych, nieostrożnych błędów, które wysyłają wiadomość, a przede wszystkim, że nie jesteś tak profesjonalny, jak w rzeczywistości. Nie poświęcaj jakości w imię szybkości, a dla dobra Pete'a (czy to Peter?) Nie trać punktów szacunku z powodu możliwej do uniknięcia pomyłki e-mail.
