Skip to main content

Inwestycja IT - Obliczanie wartości inwestycji IT

Uzasadnianie inwestycji w IT to kluczowa umiejętność dla każdego, kto pracuje w technologii. Podczas gdy wiele decyzji inwestycyjnych dotyczących IT będzie podejmowanych przez kierownictwo w organizacji IT, często propozycje nowych urządzeń lub usług będą pochodzić od personelu IT. Ważne jest, aby zrozumieć terminologię i podstawowe techniki, dzięki którym można zainwestować w nowy sprzęt. To jedna rzecz, aby poprosić o zastąpienie swojego oprogramowania pomocy technicznej. Najprawdopodobniej usłyszysz: "przyjrzymy się temu". Ewentualnie, jeśli powiesz coś w rodzaju "zastąpienie naszego oprogramowania pomocy technicznej pozwoli zaoszczędzić 35 000 $ IT rocznie i zapłaci się za 3 lata", uzyskasz znacznie bardziej pozytywną odpowiedź ze strony działu IT.

W tym artykule znajdziesz podstawowe umiejętności niezbędne do analizy i tworzenia wyceny proponowanej inwestycji IT. Przed podjęciem głębokiego nurkowania w tych technikach finansowych musisz zrozumieć podstawy.

Podstawowa terminologia dotycząca analizy inwestycji IT

Wydatki inwestycyjne (CAPEX): Kapitał jest terminem używanym do odróżnienia zakupu, który ma żywotność dłuższą niż rok. Na przykład, gdy firma kupuje laptopa dla pracownika, oczekuje się, że laptop będzie trwał 3 lub 4 lata. Księgowi wymagają, aby tego rodzaju inwestycje w IT były wydatkowane w tym okresie, zamiast ponosić je w roku, w którym zostały zakupione. Zazwyczaj firma stosuje zasady dotyczące okresu użytkowania sprzętu, a także minimalną kwotę w dolarach na wydatki kapitałowe. Na przykład klawiatura kosztująca 50 USD nie byłaby uważana za kapitał.

Deprecjacja: Amortyzacja to metoda stosowana do rozłożenia kosztu inwestycji IT w kapitał w okresie użytkowania. Załóżmy na przykład, że polityka rachunkowości dla kapitału wykorzystuje amortyzację liniową. Oznacza to tylko, że amortyzacja będzie taka sama w każdym roku. Załóżmy, że kupujesz nowy serwer za 3 000 USD z przewidywaną żywotnością 3 lat. Amortyzacja tej inwestycji IT wyniesie 1000 USD rocznie przez 3 lata. To jest amortyzacja.

Przepływy pieniężne: Przepływy pieniężne to przepływ gotówki do i z firmy. Musisz zrozumieć różnicę między produktami gotówkowymi i niepieniężnymi. Zazwyczaj środki pieniężne są wykorzystywane przy obliczaniu wartości inwestycji IT. Amortyzacja jest wydatkiem bezgotówkowym, co oznacza, że ​​składnik aktywów bazowych został już zapłacony, ale rozkłada się koszty w okresie użytkowania składnika aktywów. Pierwotny zakup inwestycji informatycznej byłby uważany za wypływ gotówki przy analizie finansowej.

Przecena: Jest to stawka stosowana w analizie w celu uwzględnienia faktu, że dzisiaj dolar jest wart więcej niż dolara w ciągu 5 lub 10 lat. Wykorzystanie stopy dyskontowej w analizie inwestycji IT jest sposobem na określenie przyszłych dolarów w odniesieniu do dzisiejszych dolarów. Stopa dyskontowa sama w sobie jest przedmiotem wielu podręczników. Jeśli potrzebujesz bardzo dokładnej stopy rabatu dla swojej firmy, skontaktuj się z działem księgowości. W przeciwnym razie użyjemy czegoś w rodzaju 10%, które reprezentuje inflację, i stawki, jaką firma mogłaby zarobić na pieniądzach, które nie zainwestowały w twój sprzęt IT. To rodzaj kosztów alternatywnych.

Techniki analizy inwestycji IT

Istnieje wiele metod, które mogą pomóc w ocenie inwestycji w IT (kapitał). To naprawdę zależy od rodzaju inwestycji, jaką inwestujesz, oraz od dojrzałości organizacji IT w ocenie zakupów kapitałowych. Wielkość organizacji może również odgrywać pewną rolę. Pamiętaj jednak, że to nie zajmuje dużo czasu, a nawet jeśli pracujesz dla małej i średniej organizacji, wysiłek ten zostanie doceniony.

W tym artykule przyjrzymy się dwóm prostym technikom inwestowania w IT. Zachęcam was do korzystania z obu, ponieważ razem mówią bardziej kompletny obraz wartości proponowanej inwestycji IT.

  1. Wartość bieżąca netto
  2. Okres zwrotu

Wartość bieżąca netto (NPV)

Wartość bieżąca netto to technika finansowa, która wylicza serię przepływów pieniężnych w czasie i dyskontuje każdą z nich w bieżącym okresie. Wartość bieżąca netto uwzględnia wartość pieniądza w czasie. Typowe jest spojrzenie na wpływy pieniężne i wypływy pieniężne w okresie od 3 do 5 lat i obniżenie dopływu netto pomniejszonego o odpływ netto do pojedynczej wartości. Jeśli liczba jest dodatnia, projekt zwiększyłby wartość organizacji i gdyby wartość NPV była ujemna, obniżyłaby wartość organizacji. Prawdziwa moc analizy NPV jest porównywana z alternatywnymi inwestycjami w IT. NPV zapewnia względną wartość scenariuszy inwestycyjnych IT, a ta z najwyższą NPV jest zwykle brana pod uwagę przy innych alternatywach.

Trudną częścią kalkulacji wartości bieżącej netto są rzeczywiste liczby do wykorzystania w analizie. Po stronie odpływu równania można wykorzystać całkowity koszt inwestycji wraz z kosztami utrzymania i kosztami wdrożenia. Strona wlotowa może być trudniejsza do osiągnięcia. Jeśli inwestycja IT generuje dodatkowe przychody, jest to całkiem proste i możesz użyć tych liczb w swojej analizie. Kiedy wpływy (lub korzyści) są po miękkiej stronie, co oznacza, że ​​są bardziej subiektywne, takie jak oszczędności w czasie, jest to znacznie trudniejsze do oszacowania.

Najlepsze, co możesz zrobić, to udokumentować założenia i pójść ze swoim jelitem. Weźmy przykład, w którym inwestujesz w IT w pakiet oprogramowania pomocy technicznej. Korzyścią z takiej inwestycji jest oszczędność czasu dla pracowników IT i prawdopodobnie większa satysfakcja ze strony społeczności użytkowników.Jeśli wymieniasz istniejący pakiet oprogramowania pomocy technicznej, możesz również zaoszczędzić na kosztach utrzymania z tego systemu. Konieczne jest rozbicie wpływów i wypływów w celu przeprowadzenia analizy wartości bieżącej netto (NPV) dla swojej propozycji inwestycji IT.

Wpływy: Wpływy lub korzyści wynikające z inwestycji w IT mogą być subiektywne i mniej dokładne. Często zdarza się, że inwestycją informatyczną jest oszczędność czasu, zadowolenie klienta lub inne "miękkie" liczby. Oto kilka przykładów wpływów.

  • Zaoszczędzone koszty utrzymania od wycofanego oprogramowania
  • Czas zaoszczędzony przez personel IT ze względu na zwiększoną efektywność
  • Zwiększone przychody

Wypływy: Wypływy są zazwyczaj łatwiejsze do oszacowania, ale niektóre mogą być również subiektywne. Oto kilka przykładów wypływów.

  • Koszt oprogramowania (opłaty licencyjne itp.)
  • Konserwacja
  • Zewnętrzne koszty wdrożenia

Ten większy obraz przedstawia prostą analizę inwestycji IT wykorzystującą analizę wartości bieżącej netto (NPV). Excel sprawia, że ​​ten typ analizy jest naprawdę prosty. Ma również funkcję obliczania NPV. Jak widać na obrazku, rozłożyłem wpływy i wypływy według roku, a następnie obliczyłem NPV w oparciu o stopę dyskontową w wysokości 10%.

  • Analiza NPV: Screenshot inwestycji IT (duży obraz)

Okres zwrotu

Wynik analizy okresu zwrotu wskazuje, jak długo trwa inwestycja informatyczna w celu odzyskania kosztów inwestycji. Zwykle podaje się je w latach, ale zależy to od horyzontu czasowego analizy. Okres zwrotu może być prostym obliczeniem, ale tylko przy bardzo prostym zestawie założeń. Oto formuła obliczania okresu zwrotu z inwestycji w IT. Ogólnie rzecz biorąc, im krótszy okres zwrotu, tym mniej ryzykowna jest inwestycja w IT.

[Koszt inwestycji informatycznych] / [Roczne środki pieniężne wygenerowane z inwestycji w IT]

Spójrzmy na scenariusz, w którym kupujesz oprogramowanie do e-commerce za 100 000 $. Załóżmy, że ten program zwiększa przychody o 35 000 $ rocznie. Obliczenie okresu zwrotu wynosi 100 000 USD / 35 000 USD = 2,86 roku. Tak więc ta inwestycja zwróciłaby się w ciągu 2 lat i 10 miesięcy.

Istnieje znacząca wada obliczania okresu zwrotu za pomocą takiego prostego zestawu założeń. Jest bardzo mało prawdopodobne, aby dochody z inwestycji w IT były równomiernie realizowane przez dłuższy czas. O wiele bardziej realistyczny strumień przychodów jest nierówny. W takim przypadku należy spojrzeć na skumulowany roczny wzrost przychodów, dopóki pierwotna inwestycja informatyczna nie zostanie "opłacona".

Rozważ ten sam przykład z góry. Załóżmy, że w roku 1 wzrost przychodów netto z inwestycji IT wyniósł 17 000 USD. W latach 2, 3, 4 i 5 to odpowiednio 29 000, 45 000, 51 000 i 33 000 USD. Chociaż jest to średni roczny wzrost przychodów o 35 000 USD, okres zwrotu jest inny ze względu na nierównomierne przychody z tej inwestycji. Okres zwrotu w tym przykładzie to faktycznie więcej niż 3 lata, które są dłuższe niż pierwotne obliczenia przy użyciu średniej. Patrząc na skumulowany wzrost przychodów, można zobaczyć, kiedy pokrywa się pierwotną inwestycję. W tym przykładzie po prostu znajdź, gdzie pokryty jest koszt inwestycji IT (100 000 USD). Widać, że występuje między 3 a 4 rokiem.

Łączny wzrost dochodów:

  • Rok 1 - 17 000 USD
  • Rok 2 - 46 000 USD
  • Rok 3 - 91 000 USD
  • Rok 4 - 142 000 USD
  • Rok 5 - 175 000 USD

Spójrz na przykładowy arkusz inwestycyjny dotyczący inwestycji informatycznych Excel, zawierający szczegółową formułę obliczania okresu zwrotu.

Oferta inwestycyjna IT

Chociaż obliczenia są ważne w analizie inwestycji IT, to nie wszystko. Zdecydowanie zalecamy złożenie wniosku, a nie tylko wydrukowanie arkusza kalkulacyjnego lub przesłanie wyników pocztą elektroniczną. Pomyśl o swoim CFO jako odbiorcy podczas składania wniosku. Ostatecznie, jeśli i tak może skończyć na swoim biurku.

Rozpocznij propozycję z krótkim podsumowaniem inwestycji IT (kapitału), którą proponujesz, a następnie podsumuj krótko słowami wyników Twojej analizy (wraz z obliczeniami sumarycznymi). Na koniec dołącz szczegółową analizę arkusza kalkulacyjnego, a otrzymasz profesjonalną propozycję, którą twój szef doceni.

Pakiet propozycji inwestycji informatycznych może zawierać:

  • Podsumowanie: akapit lub dwa podsumowujące proponowaną inwestycję informatyczną.
  • Uzasadnienie: akapit lub dwa podsumowujące wyniki analizy wraz z zastosowaną techniką (w tym tabela podsumowująca)
  • Wydruk: czysty wydruk arkusza kalkulacyjnego Excel pokazujący szczegółową analizę

Przykładowy arkusz kalkulacyjny programu Excel

Przykładowy arkusz kalkulacyjny programu Excel ma 3 arkusze, w tym:

  1. streszczenie
  2. Obliczanie wartości bieżącej netto (NPV)
  3. Obliczanie zwrotu
  • Analiza inwestycji IT - wersja Excel 97-2003